Handleiding Smart Boekhouden

Instellingen: je bedrijfsgegevens invullen

Hier leg je de naam-, adres- en belastinggegevens van je onderneming vast. Het systeem gebruikt deze gegevens onder andere om leveranciers en relaties automatisch te herkennen en om ze op je facturen te tonen.

1. Ga in het menu naar Instellingen.
2. Vul minimaal het verplichte veld Administratie Naam in. Vul daarnaast je Bedrijfsnaam, KVK Nummer, BTW Nummer, adresgegevens, contactgegevens en je IBAN/BIC in.
3. Klik op de knop Instellingen Opslaan.
4. Je ziet de groene melding Instellingen succesvol bijgewerkt.

• Administratie Naam — de interne naam van je administratie (verplicht).
• Bedrijfsnaam — je officiële bedrijfsnaam.
• KVK Nummer en BTW Nummer — bijvoorbeeld een BTW-nummer als NL...B01.
• Adres, Postcode, Plaats en Land — Land staat standaard op Nederland.
• Telefoon, E-mail en Website — je contactgegevens.
• IBAN en BIC — bijvoorbeeld NL00BANK0123456789 en BANKNL2A.

Tip: Vul je BTW- en KVK-nummer zorgvuldig in. Op deze nummers worden je leveranciers en relaties elders in het systeem automatisch herkend en gekoppeld.

Let op: Alleen Administratie Naam is verplicht. De andere velden mag je leeg laten, maar als je een Website invult moet dat een geldig internetadres zijn (inclusief https://) en de E-mail een geldig e-mailadres — anders krijg je een foutmelding en wordt er niet opgeslagen. Er is in dit formulier geen apart vak om een logo te uploaden.

AI Bonnetje Analyse: hoe het systeem leert van jou

Onderaan de pagina Instellingen zie je hoe de AI je bonnen categoriseert en de BTW herkent. Het systeem leert hier automatisch van: telkens als je een voorstel corrigeert, onthoudt het dat voor de volgende keer. Je hoeft hier zelf niets in te vullen — dit gedeelte is alleen ter informatie.

1. Open Instellingen en scroll naar AI Bonnetje Analyse Instellingen.
2. Bekijk de statistieken en de uitleg over BTW-herkenning en hoe categorieën aan grootboekrekeningen worden gekoppeld.
3. Het leren gaat vanzelf: wanneer je bij het beoordelen van een bon de voorgestelde grootboekrekening aanpast, onthoudt het systeem jouw keuze.
4. Bij een volgende, vergelijkbare bon stelt het systeem dan automatisch jouw eerder gekozen rekening voor.

• AI Verwerkte Bonnen — hoeveel bonnen de AI al heeft geanalyseerd.
• Geleerde Patronen — hoeveel vaste voorkeuren het systeem al heeft opgepikt.
• Gem. Zekerheid (%) — hoe zeker de AI gemiddeld is van haar voorstellen.
• Gebruikers Correcties — hoe vaak jij een voorstel hebt verbeterd; hieraan zie je hoeveel het systeem al van je geleerd heeft.

Tip: Je hoeft niets handmatig te trainen. Gewoon je correcties maken tijdens het boeken is genoeg om het systeem slimmer te maken.

Let op: Het systeem leert op het niveau van de omschrijving van een regel, niet alleen op de leverancier. Daardoor kan dezelfde leverancier (bijvoorbeeld een hostingpartij) per dienst een andere rekening krijgen. Hoe vaker je een voorstel bevestigt, hoe zekerder het systeem wordt.

Aangepaste AI Regels: je eigen vaste afspraken

Wil je dat een bepaalde leverancier of een trefwoord altijd op dezelfde grootboekrekening terechtkomt? Dan stel je hier een eigen, vaste regel in. Bijvoorbeeld: "leverancier Action gaat altijd naar Kantoorkosten". Zulke regels hebben voorrang op de gewone AI-voorstellen.

1. Scroll op de pagina Instellingen naar Aangepaste AI Regels.
2. Vul in het blok Nieuwe Regel Toevoegen minimaal het Type Regel, het Trigger Woord en de Grootboekrekening in.
3. Kies optioneel een Categorie, een BTW Percentage en een Prioriteit.
4. Klik op + Regel Toevoegen. De regel verschijnt in de tabel met de status Actief.
5. Een regel verwijderen doe je met de knop Verwijder in de tabel; je krijgt eerst een bevestigingsvraag.

• Type Regel — verplicht: kies leverancier, categorie of trefwoord.
• Trigger Woord — verplicht: het woord dat herkend moet worden.
• Grootboekrekening — verplicht: kies de rekening uit de keuzelijst.
• BTW Percentage — optioneel: leeg, 0, 9 of 21.
• Prioriteit — een getal van 0 tot 100; hoe hoger, hoe eerder deze regel wordt toegepast.
• Beschrijving — optioneel, een toelichting voor jezelf.

Tip: Gebruik dit voor terugkerende leveranciers die je altijd op dezelfde rekening boekt. Zet de Prioriteit hoog als deze regel altijd moet winnen van de gewone AI-voorstellen.

Let op: Het Trigger Woord wordt automatisch met kleine letters opgeslagen, zodat het ongeacht hoofdletters wordt herkend. Een eigen regel met hoge prioriteit overrulet het automatische AI-voorstel.

Beginbalans (openingsbalans) invoeren

Met de beginbalans leg je de startsaldi van je boekjaar vast: het saldo op je bankrekening en kas, openstaande klanten (debiteuren) en leveranciers (crediteuren), en je eigen vermogen. Het systeem maakt hier automatisch een openingsboeking van, zodat je administratie vanaf de startdatum keurig in evenwicht is.

1. Ga naar Beginbalans. Je ziet alleen de rekeningen waar een startsaldo zinvol is: bezittingen, schulden en eigen vermogen, gesorteerd op nummer.
2. Controleer of zet de Datum Beginbalans (standaard 1 januari van dit jaar).
3. Vul per rekening het startsaldo in: bijvoorbeeld je banksaldo, je kassaldo, je openstaande debiteuren en crediteuren, en je eigen vermogen of privé-storting als sluitpost.
4. Zorg dat je bezittingen samen even groot zijn als je schulden plus eigen vermogen. Klik daarna op Beginbalans Opslaan.
5. Lukt het, dan zie je de melding Beginbalans succesvol opgeslagen!. Klopt de balans niet, dan krijg je een foutmelding met de totalen, en blijven je ingevoerde bedragen gewoon staan om te corrigeren.

• Datum Beginbalans — verplicht; standaard 1 januari van het lopende jaar.
• Bedrag per rekening — het startsaldo per getoonde rekening, standaard 0,00 met twee decimalen.

Tip: Gebruik een rekening voor eigen vermogen of privé-storting als sluitpost om de balans precies kloppend te maken. Het infoblok onderaan de pagina herinnert je eraan dat je totale bezittingen gelijk moeten zijn aan je totale schulden plus eigen vermogen.

Tip: Je hoeft zelf niet aan te geven of een bedrag aan de debet- of creditkant hoort. Vul gewoon het saldo in; voor bezittingen telt een positief bedrag automatisch als bezit, voor schulden en eigen vermogen als tegoed. Heb je een omgekeerde situatie, zet er dan een minteken voor.

Let op: De beginbalans moet in evenwicht zijn. Als het verschil groter is dan 1 cent, weigert het systeem op te slaan en toont het beide totalen.

Let op: Sla je de beginbalans later opnieuw op, dan wordt de vorige volledig vervangen door de nieuwe. Eventuele handmatige aanpassingen aan de openingsboeking gaan daarbij verloren. Rekeningen met saldo 0 worden overgeslagen. Een eerder ingevoerde beginbalans wordt wél automatisch teruggeladen in de invulvelden, zodat je hem makkelijk kunt corrigeren.

Aanbevolen startvolgorde voor nieuwe gebruikers

Doorloop deze stappen in volgorde om je administratie in één keer goed startklaar te maken.

1. Stap 1: Ga naar Instellingen en vul je bedrijfsgegevens in (Administratie Naam is verplicht, plus KVK, BTW, adres en IBAN/BIC). Klik op Instellingen Opslaan.
2. Stap 2 (optioneel): Voeg onderaan dezelfde pagina onder Aangepaste AI Regels regels toe voor leveranciers die je altijd op een vaste rekening boekt.
3. Stap 3: Ga naar Beginbalans, zet de startdatum (meestal 1 januari) en voer de startsaldi van bank, kas, debiteuren, crediteuren en eigen vermogen in evenwicht in. Klik op Beginbalans Opslaan.
4. Daarna kun je beginnen met het scannen en boeken van bonnen en facturen — de AI blijft verder leren van jouw correcties.

Let op: De beginbalans vind je onder het kopje rapporten, maar hij hoort echt bij het startproces. Sla hem als nieuwe gebruiker niet over, anders is je balans niet sluitend.

Nieuwe factuur maken

Hiermee stel je een verkoopfactuur op voor een klant, met één of meerdere regels. Elke nieuwe factuur begint als concept, zodat je rustig kunt nakijken en aanpassen voordat je hem definitief maakt. Het factuurnummer wordt automatisch voorgesteld in de vorm jaar + volgnummer (bijvoorbeeld 20260001).

1. Ga naar Facturen en klik rechtsboven op de blauwe knop Nieuwe factuur.
2. Kies bovenaan een Klant uit de keuzelijst (alleen relaties die als klant zijn aangemerkt verschijnen hier).
3. Controleer of wijzig het Factuurnummer (al ingevuld), de Factuurdatum en de Vervaldatum, en vul eventueel een tekst bij Opmerkingen in.
4. Onder Factuurregels staat al één lege regel klaar. Vul de Omschrijving, het Aantal, de Prijs (per stuk, exclusief btw), eventueel een Korting % in en kies het juiste BTW % (0, 9 of 21). Het regeltotaal en de totalen onderaan rekenen direct mee.
5. Klik op de groene knop + Regel toevoegen voor meer regels; een regel verwijder je met het rode prullenbak-icoon.
6. Klik op de blauwe knop Factuur aanmaken om op te slaan, of op Opslaan als concept om hem nog even als concept te bewaren.
7. Je komt op de detailpagina van de factuur, waar het subtotaal, de btw en het totaal netjes berekend en opgeslagen staan.

• Klant — verplicht; kies de afnemer van de factuur uit je relaties.
• Factuurnummer — verplicht en moet uniek zijn; staat al voorgevuld, maar je mag het overschrijven.
• Factuurdatum — verplicht; standaard de datum van vandaag.
• Vervaldatum — verplicht; standaard 30 dagen na vandaag en mag niet vóór de factuurdatum liggen.
• Opmerkingen — vrij tekstveld dat op de factuur kan worden getoond.
• Per regel — Omschrijving, Aantal en Prijs (per stuk, exclusief btw) zijn verplicht; Korting % is optioneel (0 tot 100) en BTW % kies je per regel.

Tip: Het volgnummer wordt bepaald op basis van je laatste factuur van dit jaar (de laatste vier cijfers + 1). Wil je een eigen nummerreeks aanhouden, dan overschrijf je het voorgestelde nummer gewoon.

Let op: De prijs die je invult is altijd per stuk en exclusief btw. Het kolomtotaal en de totalen onderaan tonen het bedrag inclusief btw.

Let op: Lever je aan een zakelijke klant in een ander EU-land met een geldig btw-nummer, dan verschijnt automatisch de melding BTW verlegd. De btw wordt dan op alle regels op 0% gezet en het btw-veld wordt geblokkeerd; dat is correct en hoef je niet zelf aan te passen.

Een concept-factuur bewerken

Zolang een factuur nog een concept is en niet is geboekt, kun je alles aanpassen: de klant, de datums, de opmerkingen en alle regels.

1. Open de factuur via Facturen en klik op Bekijken, of klik in de lijst direct op Bewerken (dat verschijnt alleen bij concepten).
2. Op de detailpagina staat bij een concept rechtsboven de gele knop Bewerken.
3. Pas de velden of regels aan en sla op; de totalen worden opnieuw berekend.

Let op: Alleen concepten zijn te bewerken. Zodra een factuur is geboekt, kun je hem niet meer wijzigen; je krijgt dan de melding dat alleen concept-facturen bewerkt kunnen worden.

Let op: Verwijderen kan ook alleen bij een concept dat nog niet is geboekt. Een geboekte factuur kun je niet meer verwijderen, omdat dat je boekhouding en het overzicht in evenwicht moet houden.

PDF van een factuur of creditnota downloaden

Hiermee maak je een nette PDF aan met je eigen bedrijfsgegevens erop, klaar om te versturen of te bewaren.

1. Open de factuur of creditnota via Facturen en Bekijken.
2. Klik rechtsboven op de rode knop Download PDF.
3. Het bestand wordt opgeslagen als Factuur-<nummer>.pdf of Creditnota-<nummer>.pdf.

Tip: Downloaden kan in elke fase, ook van een concept. Handig als je een klant alvast een voorbeeld wilt sturen.

Factuur boeken op het grootboek

Met deze stap maak je de factuur definitief en verwerk je hem in je boekhouding. De openstaande post bij je klant en de af te dragen btw worden automatisch goed weggeschreven, en de status van de factuur wordt verstuurd.

1. Open de factuur via Facturen en Bekijken.
2. Klik rechtsboven op de groene knop Boeken op grootboek.
3. Je krijgt de melding Factuur succesvol geboekt op het grootboek en de knop verandert daarna in het grijze label Geboekt.

Let op: Boeken kan maar één keer. Probeer je een al geboekte factuur opnieuw te boeken, dan verschijnt de melding dat de factuur al geboekt is. Het systeem voorkomt zo automatisch dat je per ongeluk dubbel boekt.

Let op: Boeken betekent niet dat de factuur ook betaald is. De status wordt verstuurd, niet betaald. Het afletteren van de betaling gebeurt op een andere plek (via je bankafschriften en de openstaande posten).

Tip: De omzet wordt automatisch per btw-tarief gesplitst en op de juiste manier verwerkt. Bij een EU-klant met btw-verlegd komt de omzet apart als intracommunautaire levering te staan, zodat je btw-aangifte klopt.

Creditnota maken

Een creditnota gebruik je om (een deel van) een factuur terug te boeken, bijvoorbeeld bij een retour of een correctie. Je kunt een losse creditnota maken, of er één laten ophalen op basis van een bestaande, al geboekte verkoopfactuur. In dat tweede geval worden de oorspronkelijke regels en btw-tarieven automatisch overgenomen.

1. Losse creditnota: klik in Facturen op de oranje knop Nieuwe creditnota en vul klant en regels in. De banner bovenaan is rood ter onderscheid.
2. Vanuit een factuur: open een al geboekte verkoopfactuur en klik op de oranje knop Maak creditnota (die zie je alleen bij een geboekte verkoopfactuur). De regels van de originele factuur worden overgenomen.
3. Pas de regels eventueel aan en klik op de oranje knop Creditnota aanmaken (of Opslaan als concept).
4. Open daarna de creditnota en klik op Boeken op grootboek om hem definitief te verwerken.

• Nummer — een creditnota krijgt een eigen reeks met voorvoegsel, bijvoorbeeld CN-20260001.
• Opmerkingen — bij een creditnota vanuit een factuur staat hier automatisch een verwijzing naar de oorspronkelijke factuur.

Tip: Koppel je de creditnota aan de originele factuur, dan wordt bij het boeken het openstaande bedrag van die factuur automatisch verlaagd. Crediteer je het volledige bedrag, dan verdwijnt de factuur uit je herinneringenoverzicht; bij een deel blijft het restant gewoon openstaan.

Let op: Maak je een creditnota vanuit een bestaande factuur, dan wordt btw-verlegd niet opnieuw toegepast. De creditnota spiegelt exact de btw-tarieven van de originele factuur, zodat alles netjes tegen elkaar wegvalt.

Betalingsherinneringen — overzicht van je debiteuren

Dit overzicht laat in één oogopslag zien welke klanten nog moeten betalen, hoeveel er openstaat en hoe lang facturen al over de vervaldatum zijn. Zo weet je precies wie een herinnering nodig heeft.

1. Ga naar Betalingsherinneringen. Bovenaan staat ook een link ← Terug naar facturen.
2. Bekijk per klant het openstaande bedrag en hoe lang de oudste factuur al verstreken is.
3. Klik in de kolom Acties op Bekijk & verstuur om naar de detailpagina van die klant te gaan.

• Kaarten bovenaan — Aantal debiteuren, Totaal openstaand en Waarvan verlopen (in het rood).
• Langst verstreken — het aantal dagen sinds de oudste vervaldatum; staat de teller op nul of lager, dan zie je Niet verstreken.
• Laatste herinnering — de datum van de laatste herinnering, met daarbij hoe vaak je er al een hebt gestuurd.

Let op: In dit overzicht zie je alleen verkoopfacturen die echt nog openstaan. Concepten en facturen die al betaald, geannuleerd of volledig gecrediteerd zijn, tellen niet mee en verschijnen hier niet.

Herinnering bekijken & versturen (per klant)

Op de detailpagina van een klant zie je alle openstaande facturen, hoeveel dagen ze al verstreken zijn en de volledige geschiedenis van eerdere herinneringen. Je hebt drie manieren om een herinnering de deur uit te doen: een PDF downloaden, direct per e-mail versturen, of zelf versturen en daarna handmatig vastleggen.

1. Open de pagina via Betalingsherinneringen en Bekijk & verstuur.
2. Controleer de openstaande facturen en de Verstuurgeschiedenis.
3. Per e-mail versturen: vul in het rechterblok Per email versturen het e-mailadres in (en eventueel een onderwerp of persoonlijk bericht) en klik op de blauwe knop Verstuur herinnering. Bevestig de pop-up. De factuur(en) gaan automatisch als PDF mee en de verzending wordt voor je vastgelegd.
4. Zelf versturen: klik op PDF downloaden, stuur de PDF vanuit je eigen mailbox, vul daarna Verstuurd op (en eventueel Verstuurd naar en een Notitie) in en klik op de groene knop Markeer als verzonden.
5. Na versturen of vastleggen verschijnt de herinnering in de Verstuurgeschiedenis, met datum, ontvanger, onderwerp, aantal facturen en bedrag.

• Email adres — verplicht bij versturen per e-mail; al voorgevuld met het e-mailadres van de klant als dat bekend is.
• Onderwerp — standaard "Betalingsherinnering openstaande facturen", aanpasbaar.
• Persoonlijk bericht — optioneel; laat je het leeg, dan wordt de standaardtekst gebruikt.
• Verstuurd op — verplicht bij handmatig vastleggen; mag niet in de toekomst liggen.
• Verstuurd naar / Notitie — optioneel, voor je eigen administratie van wie je het stuurde en waarom.

Tip: Stuur je liever vanuit je eigen mailbox, gebruik dan Markeer als verzonden. Zo blijft je verstuurgeschiedenis toch compleet.

Let op: Heeft een klant geen openstaande facturen meer, dan word je teruggestuurd naar het overzicht met de melding dat deze klant niets meer openstaan heeft.

Let op: Lukt het versturen van de e-mail niet, dan krijg je een foutmelding en wordt er niets in de geschiedenis vastgelegd. Probeer het dan opnieuw of verstuur de herinnering zelf en leg hem handmatig vast.

Relaties (klanten en leveranciers) beheren

Hier leg je alle partijen vast waarmee je zakendoet: klanten, leveranciers of allebei. Deze relaties vormen de basis voor je facturen en zorgen er ook voor dat het systeem bij het scannen van bonnen automatisch de juiste leverancier herkent.

1. Open het menu Relaties. Je ziet een overzicht met per relatie de bedrijfsnaam, contactpersoon, het type (een gekleurd label: groen voor Klant, blauw voor Leverancier, paars voor Beide) en het e-mailadres.
2. Klik rechtsboven op Nieuwe relatie om het formulier te openen.
3. Kies bij Type of het een Klant, Leverancier of Beide is, en vul in elk geval de verplichte Bedrijfsnaam in.
4. Vul desgewenst de overige gegevens in: contactpersoon, e-mail, telefoon, adres, land, KVK-nummer, BTW-nummer, IBAN/BIC en notities.
5. Klik op Opslaan. Je keert terug naar het overzicht met de melding "Contact succesvol aangemaakt".
6. Wil je een relatie aanpassen, klik dan op Bewerken, wijzig de velden en klik op Bijwerken.
7. Verwijderen doe je via de knop Verwijderen; je krijgt eerst de vraag "Weet je zeker dat je deze relatie wilt verwijderen?".

• Type — kies Klant, Leverancier of Beide. Gebruik Beide voor partijen die zowel iets bij jou kopen als aan jou leveren.
• Bedrijfsnaam — het enige verplichte veld; al de rest is optioneel.
• Contactpersoon — de persoon bij dat bedrijf met wie je contact hebt.
• Land — een keuzelijst met Nederland bovenaan, gevolgd door alle EU-landen en een optie "-- Overig --".
• Adres — straat, huisnummer, eventuele toevoeging, postcode en plaats.
• KVK-nummer en BTW-nummer — de fiscale gegevens van de relatie. Bij het BTW-nummer staat een controleknop (zie hieronder).
• IBAN en BIC — de bankgegevens, handig voor betalingen.
• Notities — vrije ruimte voor eigen aantekeningen.

Tip: Gebruik het type Beide voor partijen die tegelijk klant én leverancier zijn — dan hoef je ze maar één keer vast te leggen.

Let op: Een relatie waaraan al facturen zijn gekoppeld kun je niet verwijderen. Je krijgt dan de melding dat de relatie facturen heeft en niet verwerkt kan worden. Wil je de relatie echt opruimen, ontkoppel of verwijder dan eerst de bijbehorende facturen.

Let op: Het BTW- en KVK-nummer worden in dit formulier niet op dubbele invoer gecontroleerd. Het is dus mogelijk om dezelfde leverancier per ongeluk twee keer aan te maken; let daar zelf even op.

Tip: Het overzicht toont 20 relaties per pagina, gesorteerd op bedrijfsnaam. Op de detailpagina van een relatie zie je daarnaast een financieel overzicht met het debet- en creditsaldo en de betalingstermijn (standaard 30 dagen).

Een EU-BTW-nummer controleren met de knop Controleer

Met deze functie controleer je live of een EU-BTW-nummer echt bestaat en geldig is, via de officiële Europese controledienst. Als het nummer klopt, kun je de bijbehorende bedrijfsnaam en het adres in één klik in het formulier laten zetten — handig om snel een nieuwe buitenlandse relatie aan te maken.

1. Vul in het relatieformulier (bij Nieuw of Bewerken) het BTW-nummer in, altijd inclusief de landcode vooraan (bijvoorbeeld NL of BE).
2. Klik op de knop Controleer naast het BTW-veld. Tijdens de controle verandert de knop in "Controleren...".
3. Is het nummer geldig, dan verschijnt een groene melding "BTW-nummer is geldig!", waar mogelijk met bedrijfsnaam en adres, plus een knop Gegevens overnemen.
4. Klik op Gegevens overnemen om de bedrijfsnaam, straat met huisnummer, postcode, plaats en land in de nog lege velden te plaatsen.
5. Klik daarna op Opslaan of Bijwerken om de relatie definitief te bewaren.

• BTW-nummer — voer het nummer in met de landcode-prefix; de eerste twee letters bepalen om welk land het gaat.

Tip: Wil je snel een nieuwe EU-relatie aanmaken? Typ alleen het BTW-nummer in, klik op Controleer en neem de gegevens over — de rest vult zichzelf.

Tip: Voor leveringen aan ondernemers in andere EU-landen (waarbij je 0% BTW rekent) is een gecontroleerd BTW-nummer fiscaal belangrijk. Gebruik deze knop dus zeker bij dat soort klanten.

Let op: De controle werkt alleen voor de 27 EU-landen. Een niet-EU-land of een te kort nummer levert direct "ongeldig" op. Vul je het nummer mét landcode in, bijvoorbeeld BE0470170678, dan werkt de controle. Voor Griekenland is de landcode trouwens EL en niet GR.

Let op: De controle valideert alleen; er wordt nog niets bewaard. Pas nadat je op Gegevens overnemen klikt én daarna opslaat, staan de gegevens echt in je administratie. Ook het BTW-nummer zelf wordt niet automatisch in het veld geplaatst door de controle.

Let op: Soms is de Europese controledienst tijdelijk onbereikbaar; dan zie je een gele melding "Controle niet mogelijk". Bij een ongeldig nummer verschijnt een rode melding "BTW-nummer is NIET geldig". Het automatisch overgenomen adres kan bij ongebruikelijke adresopmaak soms onvolledig zijn — controleer het dus even na.

Producten & diensten beheren

Hier leg je je vaste producten en diensten vast met een prijs en BTW-tarief, zodat je ze bij het maken van een factuur niet steeds opnieuw hoeft in te typen. Je koppelt elk product ook aan de juiste omzetrekening, zodat je omzet automatisch goed wordt geboekt.

1. Open het menu Producten & Diensten. Je ziet een overzicht met per product de code, naam, prijs en het BTW-percentage.
2. Klik rechtsboven op Nieuw product.
3. Vul eventueel een Code in en in elk geval de verplichte Naam.
4. Vul desgewenst een Omschrijving in.
5. Vul de Prijs (excl. BTW) in; het euroteken staat al voor het veld.
6. Kies een BTW Tarief (%): 0%, 9% of 21%.
7. Kies een Grootboekrekening uit de keuzelijst — hierin staan alleen je omzetrekeningen, weergegeven als "code - naam".
8. Klik op Opslaan. Je krijgt de melding "Product succesvol aangemaakt".
9. Aanpassen doe je via Bewerken en daarna Bijwerken; verwijderen via Verwijderen, waarna je de vraag "Weet je zeker dat je dit product wilt verwijderen?" bevestigt.

• Code — een korte, eigen aanduiding (bijvoorbeeld een afkorting of artikelnummer). Optioneel, maar moet wel uniek zijn binnen je administratie.
• Naam — de naam van het product of de dienst; dit veld is verplicht.
• Omschrijving — extra uitleg over het product (optioneel).
• Prijs (excl. BTW) — het bedrag zonder BTW. De BTW wordt apart via het tarief bijgehouden.
• BTW Tarief (%) — kies uit 0% (Vrijgesteld), 9% (Laag tarief) of 21% (Hoog tarief).
• Grootboekrekening — de omzetrekening waarop de opbrengst geboekt moet worden (bijvoorbeeld een rekening uit de 8000-reeks). Dit veld is verplicht.

Tip: Geef je product een logische code, bijvoorbeeld een afkorting of artikelnummer, zodat je het later snel terugvindt bij het maken van een factuur.

Tip: Koppel altijd de juiste omzetrekening, zodat je omzet automatisch op de goede plek in je boekhouding terechtkomt.

Let op: De prijs die je invult is altijd exclusief BTW. De BTW komt er via het gekozen tarief apart bij — let hierop, zodat je niet per ongeluk een bedrag inclusief BTW invult.

Let op: Anders dan bij relaties kun je een product altijd verwijderen, ook als het al ergens gebruikt is. Wees dus voorzichtig met verwijderen.

Tip: Net als bij relaties toont het overzicht 20 producten per pagina, gesorteerd op naam.

Documenten uploaden

Hier voeg je je bonnen en facturen toe. Het scannen begint automatisch zodra je bestanden kiest of een foto maakt; je hoeft niet apart op een uploadknop te drukken.

1. Ga naar het menu Bonnen en kies de optie om te uploaden. Je komt op de pagina Documenten Uploaden.
2. Kies bovenaan wat je toevoegt: 📄 Facturen (dit staat standaard aan) of 🧾 Kassabonnen.
3. Klik op 📸 Camera Openen om direct een foto te maken, of op 📁 Bestanden Kiezen (Meerdere mogelijk) om een of meer bestanden van je apparaat te selecteren.
4. Zodra je kiest, verschijnt een Upload Wachtrij. Per bestand draait een spinnetje terwijl het wordt gescand.
5. Bij elk bestand zie je het resultaat: een groen vinkje (gescand, met leverancier en bedrag erbij), een geel teken (mogelijk een dubbele bon) of een rood kruis (er ging iets mis).
6. Wil je meer toevoegen, klik dan op + Meer Bestanden. Aan het eind verschijnt Upload Voltooid! met het aantal gescande documenten.
7. Klik op Naar Overzicht om je gescande bonnen te bekijken en na te lopen.

• Soort document — kies Factuur of Kassabon. Deze keuze bepaalt onder andere of de bon meteen als betaald geldt en welke regels gelden om dubbele bonnen te herkennen.
• Bestand — een JPG-, PNG- of PDF-bestand van maximaal 10 MB. Foto's worden automatisch iets verkleind om ruimte te besparen; PDF's blijven zoals ze zijn.

Tip: Je kunt meerdere foto's en PDF's tegelijk selecteren. Ze worden netjes één voor één afgehandeld, dus je kunt in één keer een stapel bonnen verwerken.

Let op: Bestanden groter dan 10 MB of in een ander formaat dan JPG, PNG of PDF worden geweigerd. Maak in dat geval een nieuwe foto of sla het bestand opnieuw op als PDF.

Let op: Een kassabon wordt bij het uploaden automatisch als betaald gemarkeerd; een factuur niet per se. Heb je per ongeluk Kassabon gekozen terwijl er een factuurnummer op staat, dan corrigeert het systeem dat zelf naar een factuur.

Let op: Elke scan kost één AI-credit per document. Houd je creditverbruik in de gaten als je veel bonnen tegelijk verwerkt.

Controle op exact hetzelfde bestand

Nog voordat de AI aan het werk gaat, kijkt het systeem of je precies hetzelfde bestand al eerder hebt geüpload. Zo voorkom je dubbel werk en bespaar je AI-credits.

1. Je uploadt een bestand; het systeem herkent direct of het identiek is aan een eerdere upload.
2. Is dat zo, dan wordt het nieuwe bestand niet nogmaals verwerkt en zie je de melding Dit bestand is al eerder geüpload (identieke inhoud).
3. In die melding zie je de gegevens van de bestaande bon (leverancier, datum, bedrag, factuurnummer, uploaddatum en status) met een link om die te bekijken.

Let op: Deze snelle controle herkent alleen exact hetzelfde bestand. Maak je een nieuwe foto van dezelfde bon, dan is dat technisch een ander bestand; die dubbele bon wordt pas later herkend, nadat de AI de gegevens heeft uitgelezen.

Tip: Ook een bon die je eerder had verwijderd, wordt nog herkend. Upload je hetzelfde bestand opnieuw, dan word je daar netjes op gewezen.

Automatisch uitlezen door de AI

De slimme assistent bekijkt je bon of factuur als een mens en haalt er alle relevante gegevens uit: de datum, het totaalbedrag, de BTW, de leverancier met details, de afzonderlijke regels en een voorstel voor de grootboekrekening.

1. De analyse start automatisch zodra het document is geüpload; je hoeft niets te doen.
2. De gegevens worden ingevuld en de bon krijgt de status Gecontroleerd (klaar om door jou nagelopen te worden).
3. Hoe zeker de AI van de uitlezing is, zie je als een gekleurde balk (het AI-vertrouwen) op de detailpagina van de bon.
4. Staat er een bedrag in dollars of ponden op, dan rekent het systeem dit automatisch om naar euro's met de officiële wisselkoers van de factuurdatum.

• Totaalbedrag — het bedrag inclusief BTW, dus wat je werkelijk hebt betaald.
• BTW-bedrag en BTW % — worden alleen ingevuld als ze letterlijk op de bon staan; anders blijven ze op nul.
• Factuurregels — de losse regels met omschrijving, aantal, prijs (exclusief BTW), het BTW-tarief en een categorie.
• Leveranciersgegevens — bedrijfsnaam, BTW-nummer, KVK-nummer, adres, postcode, plaats, land, e-mail en telefoon, voor zover die op de bon staan.
• Voorgestelde grootboekrekening — een suggestie gekozen uit jouw eigen bestaande rekeningen, zodat je altijd een geldige rekening krijgt.

Tip: Soms staan regelbedragen per ongeluk inclusief BTW op een factuur (dit komt bijvoorbeeld bij Strato voor). Het systeem herkent dit en rekent ze automatisch terug naar bedragen exclusief BTW, zodat je controle klopt.

Let op: Bij parkeerbonnen (met kenteken, gemeente of 'bewijs van betaling') zet het systeem het BTW-tarief automatisch op 0%, omdat overheidsdiensten geen BTW rekenen.

Let op: Heb je het heel druk en is de AI-dienst tijdelijk overbelast, dan probeert het systeem het automatisch een paar keer opnieuw. Lukt het dan nog niet, dan valt het terug op een eenvoudiger tekstherkenning; controleer in dat geval de uitgelezen gegevens extra goed.

De AI leert van jouw correcties

Corrigeer je een grootboekrekening die de AI heeft voorgesteld, dan onthoudt het systeem dat. De volgende keer dat een soortgelijke bon binnenkomt, stelt het meteen de juiste rekening voor. Het leert per omschrijving, niet alleen per leverancier, zodat dezelfde leverancier voor verschillende diensten naar verschillende rekeningen kan gaan.

1. Bij het scannen kijkt het systeem eerst of het een eerder geleerd patroon herkent op basis van de omschrijving en de leverancier.
2. Is er een goede match, dan gebruikt het systeem die geleerde rekening (en eventueel de categorie en het BTW-tarief) in plaats van het standaardvoorstel.
3. Kies jij bij het controleren een andere grootboekrekening dan de AI voorstelde, dan wordt dat onthouden voor volgende keren.

Tip: Boek je bij Strato bijvoorbeeld 'Dedicated Server' op Webservers/Hosting en 'domeinnaam' op Domeinnamen, dan hoef je dat maar één keer per soort te corrigeren. Daarna doet het systeem het zelf.

Leverancier wordt automatisch aangemaakt

Na een geslaagde scan zoekt het systeem of je deze leverancier al kent. Zo ja, dan koppelt het de bon eraan; zo nee, dan maakt het de relatie voor je aan. Je hoeft dus zelf geen contacten in te voeren.

1. Het systeem zoekt een bestaande leverancier, eerst op BTW-nummer, dan op KVK-nummer en ten slotte op bedrijfsnaam.
2. Bestaat de leverancier al, dan worden alleen de nog ontbrekende gegevens aangevuld (zoals adres, e-mail of telefoon). Bestaande gegevens blijven ongemoeid.
3. Bestaat de leverancier nog niet, dan wordt deze als nieuwe relatie aangemaakt en aan de bon gekoppeld.

Tip: Wordt het land niet herkend, dan gaat het systeem uit van Nederland. Pas dit gerust aan bij een buitenlandse leverancier.

Let op: Mocht het aanmaken van de leverancier onverhoopt mislukken, dan blijft je bon gewoon bestaan; de scan gaat niet verloren. Je kunt de leverancier dan later handmatig koppelen.

Dubbele bonnen herkennen

Nadat de gegevens zijn uitgelezen, controleert het systeem of je deze bon of factuur al eerder hebt verwerkt. Zo voorkom je dat je per ongeluk dubbel boekt. Het kijkt op drie manieren.

1. Facturen: hetzelfde factuurnummer bij dezelfde leverancier geldt als een dubbele factuur.
2. Kassabonnen (exacte match): dezelfde leverancier, dezelfde datum en hetzelfde bedrag worden als dubbel gezien.
3. Bijna gelijk: dezelfde leverancier, een datum die maximaal drie dagen verschilt en een bedrag dat hooguit een cent afwijkt, wordt aangemerkt als mogelijk dubbel.

Wordt een dubbele bon gevonden, dan wordt de nieuwe niet aangemaakt en zie je een melding met de gegevens van de al bestaande bon.

Let op: Hebben twee bonnen allebei een factuurnummer, maar verschillen die nummers, dan worden ze juist niet als dubbel gezien, ook al zijn de leverancier, het bedrag en de datum gelijk. Het zijn dan immers twee verschillende facturen.

Tip: Blijkt een gescande factuur eigenlijk een van je eigen verkoopfacturen te zijn, dan wordt er geen losse bon gemaakt: de PDF wordt netjes aan die bestaande verkoopfactuur gehangen.

Automatische koppeling met je bankafschrift

Na de scan probeert het systeem de bon meteen te koppelen aan een bijpassende banktransactie, op basis van het bedrag en de datum. De betaalrekening staat dan al klaar bij het goedkeuren.

1. Lukt de koppeling, dan zie je bovenaan de detailpagina Gekoppeld aan banktransactie met de bank, de datum, het bedrag en hoe zeker de match is.
2. Bij het goedkeuren staat de betaalrekening dan al goed, met de vermelding dat hij automatisch is gekoppeld. Je hoeft niets te kiezen.

Tip: Lukt de koppeling niet, dan is dat geen probleem voor je upload. Je kiest de betaalrekening dan gewoon zelf bij het goedkeuren.

Controleren en corrigeren op de detailpagina

Voordat je boekt, loop je op de detailpagina de door de AI uitgelezen gegevens na. Hier zie je ook hoe zeker de AI was, de toelichting, de controle van de factuurregels en het originele bestand.

1. Open een bon vanuit het overzicht. Bovenaan zie je de status en de gekleurde balk die het AI-vertrouwen aangeeft.
2. Controleer onder Algemene Gegevens de velden Datum, Leverancier, Factuurnummer en Klantnummer.
3. Controleer onder Bedragen het Totaalbedrag (inclusief BTW), het BTW % (0, 9 of 21) en het BTW Bedrag. Het Netto Bedrag wordt automatisch berekend; wijzig je het BTW-percentage, dan past het BTW-bedrag zich vanzelf aan.
4. Vul onder Boeking de Omschrijving en de Grootboek-rekening in (de grootboekrekening is verplicht). Eventueel voeg je een notitie toe.
5. Bekijk de tabel met Factuurregels en de gekleurde controlebalk eronder. Onderaan zie je de gescande bon of PDF; klik erop om te vergroten.
6. Klik op 💾 Opslaan om je correcties te bewaren zonder al te boeken.

• Datum, Leverancier, Omschrijving en Grootboek — verplichte velden voordat je kunt boeken.
• Totaalbedrag — verplicht; het bedrag inclusief BTW.
• BTW % — kies 0%, 9% of 21%.
• Factuurnummer, Klantnummer en Notities — optioneel, handig voor je administratie.

Let op: Een al geboekte bon kun je hier niet meer aanpassen. Is er iets fout, dan maak je daarvoor een correctieboeking; de oorspronkelijke boeking blijft staan.

Tip: Kies je bij het opslaan een andere grootboekrekening dan de AI voorstelde, dan leert het systeem daarvan voor volgende keren.

Let op: Bij een bon in vreemde valuta verschijnt een gele waarschuwing dat er in euro's wordt geboekt met de dagkoers. Het euro-bedrag waarmee geboekt wordt, staat erbij vermeld.

Controle van de factuurregels

De detailpagina rekent automatisch na of de optelsom van de afzonderlijke regels (inclusief BTW) overeenkomt met het totaalbedrag. Zo spoor je scan- of afrondingsfouten op vóórdat je boekt.

1. Per regel wordt het bedrag berekend: aantal maal prijs, plus de bijbehorende BTW.
2. Alle regels worden opgeteld en in een totaalrij onder de tabel getoond.
3. Klopt de optelsom met het totaalbedrag (tot op één cent), dan zie je een groene balk: ✓ De factuurregels kloppen.
4. Wijkt het meer dan een cent af, dan verschijnt een gele waarschuwing met de optelsom, het geregistreerde bedrag en het verschil, met het advies om dit even na te kijken.

Tip: Een verschil van maximaal één cent is normaal door BTW-afronding en wordt als 'kloppend' gezien. Bij grotere verschillen loont het om de regels of het totaalbedrag te controleren.

Goedkeuren & Boeken in één klik

Met één actie wordt je bon opgeslagen, goedgekeurd én geboekt in je administratie, en wordt het bestand gearchiveerd. Je hoeft niets van boekhouden te weten: je geeft alleen aan of het een inkoop of verkoop is en of er al betaald is.

1. Klik op de detailpagina op ✅ Goedkeuren & Boeken. Er opent een venster.
2. Gaat het om een factuur, kies dan het type: Inkoopfactuur (uitgave) of Verkoopfactuur (omzet).
3. Geef met een vinkje aan of de bon al betaald is. Aangevinkt betekent direct via bank of kas; niet aangevinkt betekent dat het bedrag nog openstaat (bij leveranciers of klanten).
4. Heb je 'betaald' aangevinkt, kies dan de Betaalrekening (een bank- of kasrekening, of 💰 Privé betaald). Bij een automatisch gekoppelde banktransactie staat deze al goed.
5. Klik op Goedkeuren. De knop wordt geblokkeerd zodra je klikt, zodat je niet per ongeluk dubbel boekt.
6. Na afloop kom je terug op het overzicht met de melding Bon goedgekeurd en geboekt!

• Betaald — geeft aan of de bon al voldaan is; bepaalt of er direct via de bank wordt geboekt of dat het bedrag nog openstaat.
• Type — inkoop (een uitgave) of verkoop (omzet).
• Betaalrekening — verplicht zodra je 'betaald' aanvinkt.

Let op: Vink je 'betaald' aan maar kies je geen betaalrekening, dan krijg je een foutmelding en kun je nog niet verder.

Let op: Een bon kan nooit twee keer geboekt worden. Probeer je een al geboekte bon nogmaals te boeken, dan krijg je de melding dat deze al geboekt is.

Tip: De grootboek-keuzelijst past zich aan het type aan: bij verkoop zie je alleen omzetrekeningen, bij inkoop alle overige rekeningen. Zo kies je nooit per ongeluk de verkeerde soort.

Let op: Het originele bestand wordt pas na een geslaagde boeking definitief gearchiveerd. Daarna is de bon niet meer te wijzigen.

Een openstaande bon later betalen

Heb je een bon wel geboekt maar nog niet betaald (het bedrag staat dus nog open), dan boek je de betaling op een later moment alsnog. Het bedrag wordt dan van 'openstaand' afgeboekt naar je bank of kas.

1. Open een geboekte, nog niet betaalde bon en start de betaalactie.
2. Kies de Betaaldatum en de Betaalrekening (bank of kas).
3. Bevestig. Het systeem boekt de betaling en zet de bon op betaald.

Let op: Betalen kan pas nadat de bon is geboekt (anders krijg je de melding dat de bon eerst goedgekeurd moet worden) en alleen als hij nog niet betaald is (anders meldt het systeem dat de bon al betaald is).

Een bon afkeuren of verwijderen

Hoort een bon niet in je boekhouding thuis, dan kun je hem afkeuren (met een optionele reden) of helemaal verwijderen.

1. Afkeuren: geef eventueel een reden op (maximaal 500 tekens). De bon krijgt de status afgekeurd en wordt vastgelegd met wie en wanneer.
2. Verwijderen: de bon en het bijbehorende bestand worden weggehaald.

Let op: Een al geboekte bon kun je niet meer verwijderen. Je krijgt dan de melding dat een geboekte bon niet verwijderd kan worden. Maak in dat geval een correctieboeking.

Het gescande bestand bekijken

Je originele bon of factuur is altijd terug te vinden bij de bon zelf en bij de bijbehorende boeking. Je opent hem veilig vanuit de app.

1. Op de detailpagina van de bon (en bij de boeking) klik je op het bestand om het in beeld te brengen.
2. De afbeelding of PDF wordt direct in je scherm getoond.

Tip: Open je bestanden altijd via de app zelf en niet via een directe link, anders kan het zijn dat ze niet openen.

Overzicht van je inkoopfacturen en de filters

Op de pagina Inkoopfacturen zie je al je leveranciersfacturen in één lijst, met per regel het factuurnummer, de leverancier, de datum, de vervaldatum, het bedrag, het nog openstaande bedrag, de status en de mogelijke acties. Bovenaan staan gekleurde knoppen waarmee je snel kunt filteren.

1. Open in het menu Inkoopfacturen.
2. Klik bovenaan op een filterknop om alleen de facturen van een bepaalde soort te zien: Alle, Gescand (geel), Openstaand (oranje), Te laat (rood) of Betaald (groen).
3. Klik bij een factuur op Bekijken om de details te openen, of op Verwijderen om een concept dat nog niet geboekt is weg te gooien.
4. Klik rechtsboven op Nieuwe Inkoopfactuur om er zelf één in te voeren.

• Gescand — wel binnengehaald of aangemaakt, maar nog niet geboekt (er is nog geen boeking gemaakt).
• Openstaand — geboekt, nog niet (volledig) betaald en de vervaldatum is nog niet verstreken.
• Te laat — openstaand én de vervaldatum is voorbij; deze facturen wil je met voorrang betalen.
• Betaald — volledig voldaan (een verschil van maximaal 1 cent wordt als volledig betaald gezien, voor afrondingen).

Tip: Bij Openstaand en Te laat zie je ook het opgetelde bedrag dat je nog moet betalen. Heel handig om in één oogopslag je cashflow te zien.

Tip: Wil je meerdere facturen tegelijk klaarzetten om te betalen? Daarvoor is er een aparte SEPA-betaalbatch (menu Betaalbatch), waarmee je een betaalbestand voor je bank maakt.

Een inkoopfactuur handmatig invoeren en boeken

Heb je een factuur die niet automatisch is binnengekomen? Voer hem hier zelf in. Zodra je opslaat, wordt de factuur in één keer netjes geboekt op je crediteuren (de leveranciers die je nog moet betalen), helemaal volgens de regels van het dubbel boekhouden.

1. Klik op Nieuwe Inkoopfactuur.
2. Kies de Leverancier en vul het Factuurnummer, de Factuurdatum en de Vervaldatum in.
3. Voeg één of meer factuurregels toe met een omschrijving, het aantal, de prijs exclusief btw, het btw-percentage en de juiste kostenrekening.
4. Klik op Opslaan. De factuur wordt aangemaakt én meteen geboekt. Je komt op de detailpagina met de melding Inkoopfactuur succesvol aangemaakt en geboekt.

• Leverancier — kies een bestaand contact dat als leverancier is aangemerkt.
• Factuurnummer — de app stelt automatisch een nummer voor in de vorm INK-2026-0001, maar je mag het overschrijven met het nummer van de leverancier.
• Vervaldatum — de uiterste betaaldatum; deze mag niet vóór de factuurdatum liggen.
• Opmerkingen — vrij invulveld, optioneel.
• Factuurregels — per regel: omschrijving, aantal, prijs exclusief btw, btw-percentage (0%, 9% of 21%) en de kostenrekening waarop de uitgave hoort.

Tip: Het btw-percentage dat je kiest, wordt automatisch aan de juiste btw-code gekoppeld. Daar hoef je zelf niets voor te doen.

Let op: Op de detailpagina kan een ander nummer staan dan op je factuur: de boeking krijgt een eigen volgnummer (zoals INK-000123), terwijl het factuurnummer dat jij ziet jaargebonden is (zoals INK-2026-0001). Dat is normaal — verwar de twee niet.

Tip: Bang dat een boeking maar half doorkomt? Dat kan niet. De factuur, de regels en de boeking worden als één geheel opgeslagen: gaat er iets mis, dan wordt alles samen teruggedraaid en blijft er niets half bewaard.

Een inkoopfactuur als betaald afmelden

Heb je een factuur betaald aan je leverancier? Meld hem hier af. De betaling wordt dan automatisch verwerkt: het openstaande bedrag bij de crediteuren verdwijnt en wordt van je gekozen bank- of kasrekening afgeboekt.

1. Open de inkoopfactuur via Bekijken.
2. Kies de Betaaldatum en de Betaalrekening (de bank- of kasrekening waarvan je betaalde) en bevestig.
3. De factuur krijgt de status Betaald, het openstaande bedrag wordt 0 en je ziet de melding Factuur succesvol betaald en geboekt.

• Betaaldatum — de datum waarop je de factuur daadwerkelijk hebt betaald.
• Betaalrekening — de bank- of kasrekening waarvandaan het bedrag is afgeschreven.

Let op: Je kunt een factuur pas als betaald afmelden nadat hij geboekt is. Probeer je een nog niet geboekte (gescande) factuur te betalen, dan krijg je de melding dat de factuur eerst geboekt moet worden.

Let op: Met deze actie boek je altijd het volledige factuurbedrag af. Deelbetalingen verwerk je hier niet. Een factuur die al betaald is, kun je niet nogmaals afmelden; dat wordt automatisch tegengehouden zodat je nooit dubbel boekt.

Een inkoopfactuur verwijderen (alleen als hij nog niet geboekt is)

Een concept dat nog niet geboekt is, mag je gewoon weggooien. Een factuur die al geboekt is, kun je niet meer verwijderen — anders zou je boekhouding niet meer kloppen.

1. Open de factuur, of klik in het overzicht op Verwijderen, en bevestig.
2. Lukt het verwijderen niet omdat de factuur al geboekt is? Maak dan in plaats daarvan een correctie- of creditboeking om de boeking netjes terug te draaien.

Let op: Zodra een factuur geboekt of betaald is, is verwijderen geblokkeerd. Dit beschermt je grootboek en je balans. Corrigeren doe je dan altijd via een tegenboeking.

Facturen automatisch ophalen — je facturenbronnen beheren

In het menu Facturen automatisch ophalen stel je de bronnen in waar je facturen vandaan komen. Je kunt een e-mailbox koppelen of het klantportaal van een leverancier. Per bron zie je wanneer hij voor het laatst draaide en of dat goed ging.

1. Open het menu Facturen automatisch ophalen.
2. Kies onder Bron toevoegen bij Type bron tussen een e-mailbox of een leveranciersportaal. De juiste invulvelden verschijnen daarna vanzelf.
3. Vul je inloggegevens en de overige velden in en klik op Bron toevoegen.
4. Klik bij de nieuwe bron op Nu ophalen om hem meteen te testen. Bij succes verschijnt de melding ✓ X nieuwe factuur(en) opgehaald.
5. Een bron weghalen doe je met Verwijderen (met bevestiging).

• Type bron — kies E-mail (IMAP-mailbox) of Strato (klantportaal).
• Omschrijving — een eigen label om de bron te herkennen, optioneel.
• Login + wachtwoord — je e-mailadres of klantnummer met bijbehorend wachtwoord.
• Status — toont per bron het laatste resultaat (✓ gelukt met aantal facturen, of ✗ met een foutmelding) en het tijdstip.

Tip: Je inloggegevens worden veilig versleuteld bewaard en het wachtwoord wordt nergens meer getoond.

Tip: Wil je later het wachtwoord van een bron bijwerken, maar verandert het niet? Laat het wachtwoordveld dan gewoon leeg; het bestaande wachtwoord blijft staan. Alleen als je iets invult, wordt het overschreven.

Tip: Opgehaalde facturen verschijnen automatisch als bon in je bonnen-inbox, zodat je ze daar verder kunt controleren en boeken.

Een mailbox koppelen (e-mail / IMAP)

Koppel je e-mailbox en de app haalt de pdf-facturen die je per mail ontvangt automatisch op. Je mailbox wordt alleen gelezen en verder met rust gelaten: er wordt niets gemarkeerd als gelezen en niets verplaatst of verwijderd.

1. Kies bij Type bron voor E-mail (IMAP-mailbox).
2. Vul je e-mailadres in en bij wachtwoord een app-wachtwoord (zie de waarschuwing hieronder), dus niet je gewone inlogwachtwoord.
3. Controleer de IMAP-server, de poort (meestal 993) en de versleuteling (meestal SSL). Laat het serverveld leeg om dit automatisch uit je e-mailadres af te laten leiden.
4. Vul bij voorkeur Alleen van afzender(s) in, bijvoorbeeld anthropic, cleverbridge, plesk, zodat alleen facturen van die afzenders worden opgehaald.
5. Klik op Bron toevoegen en daarna op Nu ophalen om te testen.

• E-mailadres en wachtwoord — het adres van de mailbox en het bijbehorende app-wachtwoord.
• IMAP-server — het serveradres; laat je dit leeg, dan wordt het afgeleid uit het domein van je e-mailadres.
• Poort — vrijwel altijd 993.
• Versleuteling — kies SSL (poort 993), TLS (poort 143) of Geen, afhankelijk van je mailprovider.
• Map — de mailmap die wordt uitgelezen; standaard INBOX.
• Alleen van afzender(s) — één of meerdere afzenders, gescheiden door een komma of puntkomma; alleen mail van die afzenders wordt bekeken.
• Certificaat niet valideren — alleen aanvinken bij mailservers met een zelf-ondertekend certificaat.

Let op: Bij Gmail (en andere accounts met tweestapsverificatie) werkt je gewone wachtwoord hier niet. Maak in je Google-account onder Beveiliging > App-wachtwoorden een app-wachtwoord aan (dit kan alleen als je tweestapsverificatie hebt aanstaan) en gebruik dat in het veld Wachtwoord (app-wachtwoord).

Let op: Laat je Alleen van afzender(s) leeg, dan worden álle mails met een pdf-bijlage opgehaald. Bij een drukke mailbox geeft dat heel veel rommel. Er worden per keer maximaal 30 berichten bekeken (de nieuwste eerst), maar vul bij voorkeur altijd specifieke afzenders in.

Tip: Je mag meerdere afzenders in één veld zetten; er wordt per afzender gezocht en het resultaat wordt samengevoegd zonder dubbele facturen. Alleen pdf-bijlagen worden opgehaald, andere bestanden worden genegeerd.

Tip: Standaard wordt zo'n 30 dagen teruggekeken (of vanaf de laatst opgehaalde factuur), zodat je niets mist maar ook niet eindeloos oude mail wordt doorzocht.

Een leveranciersportaal koppelen (Strato)

Heb je facturen die alleen in het klantportaal van Strato staan? Koppel je Strato-account en de app logt automatisch in en downloadt de factuur-pdf's voor je.

1. Kies bij Type bron voor Strato (klantportaal).
2. Vul je klantnummer / gebruikersnaam en je wachtwoord in.
3. Controleer de Portal-URL (standaard https://www.strato.nl). Het facturen-pad laat je meestal leeg.
4. Klik op Bron toevoegen en daarna op Nu ophalen om te testen.

• Klantnummer / gebruikersnaam — waarmee je normaal in het Strato-portaal inlogt.
• Portal-URL — het webadres van het portaal; standaard goed ingevuld.
• Facturen-pad — alleen invullen als dat na controle nodig blijkt; in de regel leeg laten.

Let op: Dit werkt alleen als er géén tweestapsverificatie (2FA) op je Strato-account staat. In het formulier zie je daarom de waarschuwing ⚠ Werkt alleen zonder 2FA. Staat 2FA aan, dan lukt het inloggen niet.

Let op: Klopt je klantnummer of wachtwoord niet, dan zie je Strato-login mislukt: controleer klantnummer/wachtwoord. Per keer worden maximaal 8 facturen opgehaald (de nieuwste eerst).

Tip: De factuurdatum wordt niet uit het portaal gehaald, maar door de AI uit de pdf zelf gelezen. Alleen geldige pdf-bestanden worden meegenomen.

De nachtelijke ophaalronde en automatische AI-scan

Je hoeft niet zelf op een knop te drukken: elke nacht haalt de app voor al je actieve bronnen de nieuwe facturen op, zet ze klaar als bon en laat de AI ze meteen uitlezen. Dat is precies dezelfde verwerking als wanneer je zelf een bonnetje uploadt.

1. Elke nacht om 04:00 haalt de app automatisch alle actieve bronnen op (er draaien er nooit twee tegelijk).
2. Per bron worden de nieuwe facturen opgehaald (vanaf kort vóór de vorige ophaalronde) en als bon opgeslagen.
3. Elke nieuwe pdf wordt direct door de AI gescand. De bon krijgt automatisch de leverancier, de bedragen, de btw, het factuurnummer en een voorstel voor de juiste grootboekrekening, en komt op de status Ter controle.
4. De factuur verschijnt in je bonnen-inbox, klaar om te bekijken en met Goedkeuren & Boeken definitief te boeken.

Tip: Wil je niet tot de nacht wachten? Gebruik de knop Nu ophalen bij een bron om meteen handmatig op te halen. Dat doet precies hetzelfde.

Tip: Dezelfde factuur wordt nooit dubbel binnengehaald. De app herkent of een bestand al binnen is en kijkt ook naar factuurnummer plus leverancier, zodat een factuur die zowel als bon-pdf én als factuur-pdf in één mail zit, maar één keer verschijnt.

Let op: Elke automatische AI-scan kost 1 AI-credit, net als een handmatige upload. Lukt het uitlezen een keer niet, dan wordt de bon niet weggegooid maar blijft hij staan, zodat je niets kwijtraakt.

Let op: Automatisch opgehaalde facturen staan eerst als Gescand. Ze verschijnen pas als geboekte inkoopfactuur (Openstaand of Betaald) nadat jij ze in de bonnen-inbox hebt goedgekeurd en geboekt.

Een bankrekening koppelen

Hiermee verbind je een zakelijke rekening van vrijwel elke Nederlandse of Europese bank. Smart Boekhouden krijgt alleen léésrechten op je saldo en je transacties — er kan dus nooit geld worden overgemaakt. De toestemming (consent) is standaard 90 dagen geldig.

1. Open in het menu Bankkoppelingen.
2. Klik rechtsboven op + Bank koppelen (of, de eerste keer, op + Koppel je eerste bank).
3. Zoek je bank in het veld Zoek je bank... en klik op de tegel met het logo en de naam van je bank.
4. Je wordt veilig doorgestuurd naar de omgeving van je eigen bank om de koppeling te bevestigen (de gebruikelijke bank-autorisatie).
5. Na bevestiging kom je automatisch terug. Per rekening die je bank teruggeeft wordt een bankrekening aangemaakt en wordt meteen een eerste keer alle transacties opgehaald. Je ziet dan een melding als "Bank gekoppeld: X nieuwe rekening(en), Y transacties geïmporteerd."
6. Je gekoppelde rekeningen staan daarna in de tabel met de kolommen Rekening, IBAN, Saldo en Laatste sync.

• Saldo — het laatst opgehaalde saldo van de rekening.
• Laatste sync — het moment waarop de transacties voor het laatst succesvol zijn opgehaald.

Tip: Nieuwe transacties die binnenkomen verschijnen automatisch in de Bank Inbox. Daar koppel en boek je ze verder.

Let op: De toestemming van je bank verloopt na verloop van tijd (rond de 90 dagen). Zodra dat gebeurt, zie je een melding dat de koppeling is verlopen. Je moet dan zelf opnieuw via je bank autoriseren om de transacties weer te laten doorlopen.

Let op: Verwijder je een gekoppelde rekening in Smart Boekhouden, dan stopt de toestemming bij je eigen bank niet automatisch. Trek die zo nodig zelf in via je internetbankieren.

Transacties ophalen (synchroniseren)

Hiermee haal je de nieuwste transacties en het actuele saldo van al je gekoppelde rekeningen op. Dat gebeurt automatisch, maar je kunt het ook handmatig starten wanneer je niet wilt wachten.

1. Wil je direct verversen, klik dan op Bankkoppelingen op de knop Synchroniseer (deze verschijnt zodra je minstens één bank gekoppeld hebt).
2. Je krijgt een melding zoals "X nieuwe transacties geïmporteerd", of een melding dat een koppeling verlopen is.
3. Automatisch gebeurt dit elke nacht rond 03:00 uur: het systeem haalt voor alle rekeningen de nieuwe transacties op, werkt het saldo bij en probeert vervolgens zoveel mogelijk transacties zelf al af te letteren en te boeken.

Tip: Transacties van € 0,00 (zoals kaartverificaties of reserveringen) worden overgeslagen — die hebben geen boekhoudkundige betekenis.

Let op: Bij het opnieuw ophalen kan er een klein overlap-venster zijn waardoor je even denkt dat dezelfde transactie dubbel wordt aangeboden. Geen zorgen: het systeem herkent al bekende transacties en voorkomt dubbele records.

Je bankrekeningen beheren

Een overzicht van al je bankrekeningen — zowel automatisch gekoppelde als handmatig aangemaakte — met per rekening de transactiehistorie en het actuele saldo.

1. Open in het menu Bankrekeningen. Je ziet de kolommen Naam, IBAN, Bank, Bron (Automatisch of Handmatig), Grootboek en Acties.
2. Klik op Bekijken om de detailpagina te openen. Bovenaan staat groot het huidige saldo, daaronder de tabel Alle Transacties (50 per pagina, nieuwste bovenaan).
3. Een rekening die niet via een bankkoppeling loopt voeg je toe met Nieuwe Bankrekening: vul de Naam en het IBAN in en kies een Grootboekrekening.
4. Bewerken of verwijderen doe je met de knoppen in de lijst of op de detailpagina.
5. Vanaf de transactietabel op de detailpagina kun je openstaande transacties Koppelen of Boeken, en al gekoppelde transacties weer Ontkoppelen.

• Naam — de weergavenaam; bij een gekoppelde bank is dit de bank, valuta en de laatste 4 cijfers van het IBAN.
• Grootboekrekening — verplicht; de balanspost waarop het saldo van deze rekening meeloopt. Bij een gekoppelde bank wordt deze automatisch voor je aangemaakt.
• Bron — geeft aan of de rekening automatisch is gekoppeld of dat je hem zelf hebt aangemaakt.

Tip: De statuslabels in de transactietabel helpen je snel: Open (nog niets mee gedaan), Gekoppeld (verbonden aan een bon of factuur) en Afgeletterd (rechtstreeks op het grootboek geboekt).

Bank Inbox — slim koppelen

Dit is je centrale werkscherm voor alle transacties die nog gekoppeld moeten worden. Per transactie krijg je de drie slimste suggesties (een bon of factuur) en kun je razendsnel accepteren — één voor één of in bulk.

1. Open in het menu Bank Inbox. Bovenaan zie je hoeveel transacties nog te koppelen zijn en hoeveel er al gekoppeld zijn.
2. Wil je je op één rekening richten, kies die dan in de dropdown Alle bankrekeningen.
3. Per regel zie je links de transactie (datum, bedrag in groen voor binnenkomend en rood voor uitgaand, omschrijving en tegenpartij), in het midden de drie beste suggesties met een label (zoals Verkoopfactuur, Inkoopfactuur, Creditnota, Verkoopbon of Inkoopbon) en een match-score, en rechts de knoppen.
4. Is een suggestie zeer waarschijnlijk juist, dan staat die al voorgeselecteerd. Klik op ✓ Accepteer (of druk op Enter) om te koppelen.
5. Past geen van de suggesties? Klik dan op Anders... om zelf te zoeken, of op Handmatig zoeken / direct boeken als er helemaal geen suggesties zijn.
6. Heel zekere matches tellen mee in de knop Bulk accepteer (n). Klik die, bevestig, en alles wordt in één keer gekoppeld.

• match-score — geeft aan hoe goed een suggestie past. De kleur helpt je: groen is heel zeker, blauw is waarschijnlijk, grijs is onzeker. Beweeg je muis erover voor de onderbouwing.
• Bekend op IBAN — een herkende relatie op het tegenrekeningnummer; een sterk signaal dat de koppeling klopt.

Tip: Werk met je toetsenbord voor snelheid: Enter = accepteren, Pijl-omlaag of Tab = volgende regel, Pijl-omhoog = vorige, Esc = overslaan.

Tip: Wat je in de inbox aan suggesties ziet, is precies wat het systeem 's nachts ook gebruikt om automatisch te koppelen. De inbox geeft dus een goed beeld van wat er vanzelf zou gebeuren.

Let op: Doe je een bulk-acceptatie en is een transactie intussen (bijvoorbeeld in een ander scherm) al gekoppeld, dan slaat die ene over met de melding "Niet meer ongekoppeld" en gaat de rest gewoon door.

Banktransacties — overzicht & filters

De volledige lijst van al je banktransacties, met filters op koppelingsstatus en per transactie de mogelijke acties.

1. Open in het menu Banktransacties.
2. Filter met de knoppen Alle, Nog te koppelen of Gekoppeld. Eventueel filter je ook op een specifieke bankrekening.
3. In de kolom Koppeling zie je per transactie waaraan die hangt: Bon, Factuur, Geboekt op grootboek of Nog koppelen. Een groen vinkje betekent dat de geldbeweging daadwerkelijk geboekt is.
4. Per regel kun je een transactie Koppelen of Bekijken.
5. Heel soms wil je een transactie zelf invoeren; dat kan met Nieuwe Transactie (bij gekoppelde banken zelden nodig).

• Bedrag — getoond met een plusteken in groen (binnenkomend) of een minteken in rood (uitgaand); bij vreemde valuta zie je ook het oorspronkelijke bedrag en de koers.
• Referentie — alleen de echte betalingsreferentie wordt getoond; interne technische codes worden voor je verborgen.

Tip: Het plus- of minteken volgt altijd de richting van de transactie (ontvangst of betaling), ongeacht hoe je bank de bedragen aanlevert. Je hoeft daar zelf niet op te letten.

Een transactie koppelen aan een bon of factuur

Hiermee letter je een banktransactie af tegen een bestaande bon of factuur. Het systeem kiest automatisch de juiste richting: een binnenkomend bedrag wordt gezocht bij je verkoopfacturen en verkoopbonnen, een uitgaand bedrag bij je inkoopfacturen en inkoopbonnen.

1. Klik op Koppelen (in de lijst of op de detailpagina) of op Anders... (in de inbox). Bovenaan zie je de details van de transactie.
2. Onder Voorgestelde matches en Andere ongematchte items staan kandidaten met label, bedrag, datum, referentie en een uitklapbare match-score met onderbouwing.
3. Klik op Koppelen bij de juiste kandidaat.
4. Wil je dat het systeem deze tegenpartij voortaan herkent, vink dan Onthoud "<tegenpartij>" aan. Vink eventueel ook volledig automatisch boeken (zonder review) aan zodat soortgelijke transacties later vanzelf geboekt worden.
5. Na het koppelen kom je terug op de bankrekening met een bevestiging. Heb je een patroon onthouden, dan zie je welke regel is opgeslagen.

• Onthoud "<naam>" — slaat een herkenningsregel op. Is er een geldig tegenrekening-IBAN, dan wordt dat de basis (heel betrouwbaar); anders wordt de tekst van de tegenpartij gebruikt (minimaal 4 tekens).
• volledig automatisch boeken — zorgt dat een volgende, soortgelijke transactie zonder jouw tussenkomst geboekt wordt.

Tip: Na een koppeling onthoudt het systeem het tegenrekening-IBAN bij de betreffende relatie, zodat toekomstige transacties van dezelfde partij nóg beter herkend worden.

Let op: Koppel je aan een factuur, dan mag het bedrag van de transactie niet hoger zijn dan wat er nog openstaat. Een deelbetaling kan wel: de factuur springt dan van verstuurd naar gedeeltelijk betaald en uiteindelijk naar betaald.

Let op: Een bon of factuur die al aan een andere transactie hangt, kun je niet nóg een keer koppelen. Ontkoppel die eerst als dat nodig is.

Rechtstreeks op het grootboek boeken

Heeft een transactie geen bijbehorende bon of factuur — denk aan bankkosten, rente of een privé-opname of -storting — dan boek je hem hier direct op de juiste grootboekrekening, eventueel met BTW-splitsing.

1. Open de transactie en klik op Boek op Grootboek (of, vanuit de inbox, op direct boeken).
2. Kies de Grootboekrekening (de lijst toont code, naam en het soort rekening: Kostenrekening, Opbrengst, Activa of Passiva).
3. Vul de Omschrijving voor Journaalpost in (alvast ingevuld met de bankomschrijving).
4. Kies een BTW-tarief: Geen BTW (0%), 9% of 21%. Onderaan zie je meteen een voorbeeld van hoe de boeking eruit komt te zien.
5. Klik op Boeken. De boeking wordt aangemaakt en de transactie krijgt de status Afgeletterd.

• Grootboekrekening — verplicht; bepaalt ook of er BTW gesplitst mag worden.
• BTW-tarief — 0%, 9% of 21%.

Let op: BTW wordt alleen gesplitst bij een echte kosten- of opbrengstrekening. Boek je op een balanspost (bijvoorbeeld een privé-opname of bankkosten op de balans), kies dan bewust Geen BTW — daar hoort geen BTW bij.

Tip: Het bedrag dat je boekt is altijd het volledige (bruto) transactiebedrag; het systeem rekent de BTW er zelf netjes uit als je een tarief kiest.

Een koppeling ongedaan maken (ontkoppelen)

Heb je een transactie verkeerd gekoppeld of geboekt? Met ontkoppelen draai je alles terug: de betaalstatus van de bon of factuur wordt hersteld, een eventuele boeking verdwijnt en de transactie staat weer op Open.

1. Klik op de detailpagina van de bankrekening (of waar de knop staat) op Ontkoppel en bevestig.
2. Was er aan een bon gekoppeld, dan wordt die losgemaakt en gaat de betaalstatus zo nodig terug naar onbetaald.
3. Was er aan een factuur gekoppeld, dan wordt het betaalde bedrag teruggerekend en gaat de status terug (van betaald naar gedeeltelijk betaald of verstuurd).
4. Was de transactie rechtstreeks op het grootboek geboekt, dan wordt die boeking verwijderd.
5. De transactie staat daarna weer op Open en je kunt opnieuw koppelen of boeken.

Tip: Na het ontkoppelen geldt 24 uur lang een "afkoelperiode": het systeem koppelt of boekt deze transactie 24 uur lang niet automatisch opnieuw, zodat je rustig de tijd hebt om de juiste keuze te maken.

Hoe de match-score wordt bepaald

Achter de schermen geeft Smart Boekhouden elke mogelijke koppeling punten, zodat de beste suggestie bovenaan staat. Diezelfde puntentelling wordt gebruikt in de inbox, bij handmatig koppelen én bij het automatisch afletteren — overal hetzelfde.

• Bedrag — precies gelijk levert de meeste punten op; een klein verschil minder, een groter verschil nog minder.
• Datum — hoe dichter de bon of factuur bij de transactiedatum ligt, hoe meer punten (binnen 3 dagen het meest).
• Naam — woorden van de tegenpartij die terugkomen in de omschrijving of referentie geven extra punten.
• Factuurnummer — staat het factuurnummer letterlijk in de bankomschrijving, dan geeft dat een stevige bonus.
• Richting — een binnenkomend bedrag bij een verkoopfactuur (of een uitgaand bedrag bij een inkoopdocument) past beter en krijgt punten.
• Bekend IBAN — komt het tegenrekeningnummer overeen met een bekende relatie, dan geeft dat extra zekerheid.

Tip: Algemene woorden als "bv", "nv", "ltd" of "voor" tellen niet mee bij de naamvergelijking. Zo voorkomt het systeem dat heel verschillende partijen toch op elkaar lijken.

Automatisch afletteren

Na elke synchronisatie probeert Smart Boekhouden transacties helemaal zelf te koppelen aan een al geboekte factuur of bon — maar alleen als het echt zeker is. Zo blijft het overzichtelijk en hoef je alleen de twijfelgevallen zelf te bekijken.

• Het bedrag moet exact kloppen.
• Er mag maar één duidelijke beste kandidaat zijn (geen gelijkspel bij identieke bedragen).
• De bijbehorende factuur of bon moet al geboekt zijn.
• Het bedrag moet onder de € 2.000 blijven.
• De match moet zeer hoog scoren én er mag geen recente ontkoppeling (binnen 24 uur) op deze transactie zijn.

Tip: Voldoet iets niet aan deze strenge eisen, dan wordt het géén automatische boeking maar gewoon een suggestie in je Bank Inbox. Je houdt dus altijd zelf de controle.

Let op: Bedragen van € 2.000 of hoger worden bewust nooit automatisch geboekt — die controleer en koppel je altijd zelf.

Terugkerende tegenpartijen onthouden (regels)

Voor partijen die steeds terugkomen — je telecomprovider, je verzekeraar, een vaste leverancier — kan Smart Boekhouden onthouden op welke grootboekrekening die thuishoren. Voortaan stelt het systeem dat automatisch voor, of boekt het volledig vanzelf.

1. Een regel ontstaat zodra je bij handmatig koppelen Onthoud "<naam>" aanvinkt.
2. Is er een geldig tegenrekening-IBAN, dan onthoudt het systeem dat IBAN (heel betrouwbaar). Anders wordt de naam of omschrijving gebruikt (minimaal 4 tekens).
3. Bij elke synchronisatie controleert het systeem je regels. Heb je volledig automatisch boeken aangezet, dan wordt zo'n transactie meteen geboekt; de rest blijft een suggestie in de inbox.

• Doel-grootboekrekening — de rekening waarop transacties van deze tegenpartij geboekt worden.
• Automatisch boeken — aan betekent zonder controle vooraf direct boeken.
• BTW-tarief — optioneel; bepaalt of en hoe de BTW gesplitst wordt.

Tip: Regels op basis van een IBAN zijn het betrouwbaarst, omdat ze niet afgaan op losse woorden maar op het exacte rekeningnummer. Vink Onthoud dus bij voorkeur aan wanneer het tegenrekening-IBAN bekend is.

Let op: Een tekstregel werkt pas vanaf 4 tekens. Te korte stukjes tekst zouden op te veel verschillende partijen kunnen passen en worden daarom niet gebruikt. Bij balansrekeningen (zoals privé) wordt geen BTW gesplitst.

Inkoopfacturen kiezen die je wilt betalen

Dit scherm toont al je openstaande inkoopfacturen op één plek, zodat je in één oogopslag kunt aanvinken welke je nu wilt betalen.

1. Klik in het menu links op Betaalbatch.
2. Je ziet een lijst met per factuur de leverancier, het factuurnummer, het IBAN van de leverancier, de vervaldatum en het openstaand bedrag. Onderaan staat het totaal dat nog openstaat.
3. Vink de facturen aan die je wilt betalen. Met het vinkje bovenaan de kolom selecteer je in één keer alles. Facturen waarvan het IBAN van de leverancier al bekend is, staan standaard al aangevinkt.
4. Kies bij Betalen vanaf de eigen bankrekening waarvan het geld af moet. Alleen je actieve rekeningen met een ingevuld IBAN staan ertussen.
5. Kies eventueel een Uitvoerdatum — de datum waarop je wilt dat de betaling wordt uitgevoerd. Laat je dit leeg, dan staat de eerstvolgende werkdag standaard ingevuld.
6. Klik op Genereer betaalbestand.

• Betalen vanaf — je eigen bankrekening waarvandaan je betaalt; dit wordt in het betaalbestand de afzender van de betaling.
• Uitvoerdatum — de gewenste betaaldatum. Leeg laten betekent: de eerstvolgende werkdag.

Let op: Alleen facturen die al geboekt zijn én nog (deels) openstaan, verschijnen in deze lijst. Concept-facturen en al volledig betaalde facturen zie je hier dus niet.

Let op: Een factuur zonder geldig IBAN van de leverancier is grijs en kun je niet aanvinken. Vul eerst het IBAN in via de link invullen in de IBAN-kolom (dat slaat het op bij de relatie).

Let op: Heeft de bankrekening waarvandaan je wilt betalen geen geldig IBAN, dan stopt het maken van het bestand met een foutmelding. Vul dat IBAN eerst aan onder Bankrekeningen.

Tip: De IBAN's staan keurig uitgelijnd onder elkaar, zodat je de rekeningnummers van je leveranciers snel kunt controleren voordat je een batch verstuurt.

Het betaalbestand maken en downloaden

Uit de facturen die je hebt aangevinkt maakt Smart Boekhouden één SEPA-betaalbestand. Alle rekeningnummers en bedragen worden gecontroleerd, en daarna krijg je een bestand dat je in je bank kunt inlezen.

1. Nadat je op Genereer betaalbestand hebt geklikt, controleert het programma eerst of het IBAN van je eigen bankrekening klopt en welke aangevinkte facturen nog daadwerkelijk openstaan.
2. Van elke factuur wordt het IBAN van de leverancier gecontroleerd. Facturen zonder geldig IBAN worden overgeslagen; je krijgt dan een waarschuwing met de namen van de eerste overgeslagen facturen.
3. Bij elke betaling komt automatisch de omschrijving Factuur <factuurnummer> te staan, zodat die later op je bankafschrift herkenbaar terugkomt.
4. Het bestand (een .xml-bestand) wordt naar je computer gedownload.
5. Upload dit bestand in je eigen internetbankieren en keur de batch daar goed. Pas dán worden de betalingen echt uitgevoerd.

• Betaler (afzender) — je bedrijfsnaam met het IBAN van de gekozen bankrekening. Is er geen bedrijfsnaam ingevuld, dan wordt de naam van de bankrekening gebruikt.
• Per betaling — de naam en het IBAN van de leverancier, het openstaande bedrag, de omschrijving en een unieke betaalkenmerk waarmee de betaling later automatisch wordt herkend.

Let op: Heeft geen enkele aangevinkte factuur een geldig IBAN van de leverancier, dan wordt er geen bestand gemaakt en kom je terug met een foutmelding.

Let op: Namen en omschrijvingen worden geschikt gemaakt voor het bankverkeer: accenten en bijzondere tekens worden vereenvoudigd of weggehaald. Een leveranciersnaam mag maximaal 70 tekens zijn en een omschrijving maximaal 140 tekens.

Tip: Je hoeft een betaalde factuur later niet handmatig op "betaald" te zetten. Doordat elke betaling een uniek kenmerk meekrijgt, herkent Smart Boekhouden de afschrijving automatisch terug (zie hieronder).

Automatisch op "betaald" zetten als de afschrijving binnenkomt

Zodra de betaling daadwerkelijk van je rekening is afgeschreven, koppelt Smart Boekhouden die afschrijving automatisch aan de juiste inkoopfactuur, verwerkt de betaling in je boekhouding en zet de factuur op betaald. Je hoeft hier zelf niets voor te doen.

1. Dit gebeurt automatisch nadat je bankgegevens zijn opgehaald (elke nacht rond 03:00 uur via de bankkoppeling).
2. Het programma vergelijkt je openstaande inkoopfacturen waarvoor een betaalbestand is gemaakt met de afschrijvingen op je bankrekening die nog nergens aan gekoppeld zijn.
3. Komt het unieke betaalkenmerk uit het betaalbestand terug in de omschrijving van een afschrijving, dan is dat een zekere match.
4. Klopt het afgeschreven bedrag (niet hoger dan wat nog openstond), dan wordt de betaling verwerkt en wordt de factuur op betaald of deels betaald gezet, met de datum van de afschrijving als betaaldatum.
5. Tegelijk wordt het IBAN van de leverancier — als dat nog ontbrak — alvast onthouden bij de relatie, zodat je het de volgende keer niet meer hoeft in te vullen.

Tip: Deze automatische koppeling is bewust voorzichtig: hij werkt alleen op het unieke betaalkenmerk en gokt nooit. Daardoor is het veilig dat dit vanzelf gebeurt.

Let op: Staat het unieke kenmerk niet in de omschrijving van de afschrijving (bijvoorbeeld omdat je toch met de hand hebt betaald), dan gebeurt er niets automatisch en moet je de betaling zelf koppelen.

Let op: Is een afschrijving hoger dan het openstaande factuurbedrag, dan wordt die overgeslagen en niet automatisch geboekt — dat los je dan handmatig op.

Let op: Heb je een betaling met de hand losgekoppeld, dan wacht het systeem 24 uur voordat dezelfde afschrijving opnieuw automatisch gekoppeld mag worden. Zo voorkom je dat een correctie meteen weer wordt teruggedraaid.

Boekingsstatus 📌 — je dagelijkse to-do-lijst

Dit scherm laat in één oogopslag zien wat er nog níet verwerkt is in je boekhouding: bonnen, inkoopfacturen en verkoopfacturen die nog geen boeking hebben. Zo vergeet je nooit iets te verwerken.

1. Klik in de zijbalk op Boekingsstatus.
2. Bovenaan zie je drie samenvattingskaarten: Ongeboekte Bonnen, Ongeboekte Inkoopfacturen en Ongeboekte Verkoopfacturen, met het aantal en (indien aanwezig) het BTW-totaal. Een oranje rand aan de linkerkant betekent "hier ligt nog werk"; een groene rand betekent "0, helemaal klaar".
3. Onder elke kaart verschijnt een detailtabel zodra er items in die categorie zitten, met kolommen als Datum, Leverancier/Factuurnr, Bedrag, BTW, Status en Actie.
4. Klik bij een regel op Boeken om naar het detailscherm van die bon of factuur te gaan en deze daadwerkelijk te boeken.
5. Wil je het volledige overzicht van één categorie zien? Gebruik dan rechtsboven elke tabel de link Bekijk alle bonnen / inkoopfacturen / verkoopfacturen.
6. Is alles verwerkt? Dan verschijnt de groene melding Alles is geboekt!

• Ongeboekte bonnen — alle gescande bonnen waar nog geen boeking aan hangt, nieuwste bovenaan.
• Ongeboekte inkoopfacturen — facturen die je van leveranciers ontving en die nog niet geboekt zijn.
• Ongeboekte verkoopfacturen — facturen die je zelf verstuurde (en creditnota's) die nog niet geboekt zijn.
• Status-labels bij bonnen — Wacht op scan, Gescand of Goedgekeurd; dit zegt hoe ver een bon in het proces is.

Tip: Behandel dit scherm als je dagelijkse to-do-lijst. Is het leeg, dan is je boekhouding bijgewerkt. De controle "Bonnen geboekt" onder Controle & Inzicht verwijst je rechtstreeks hierheen.

Let op: Of een bon nu de status "Gescand" of "Goedgekeurd" heeft, maakt voor deze telling niet uit — hij telt mee als "nog te boeken" zolang er geen boeking aan hangt. Pas ná het boeken verdwijnt hij uit de lijst.

Openstaande posten ⏳ — wie moet wie nog betalen

Hier zie je in detail wat je klanten jou nog moeten betalen (debiteuren) en wat jij nog aan leveranciers moet betalen (crediteuren). Alles is gerangschikt naar ouderdom, zodat je direct ziet wat er al vervallen is en hoe lang.

1. Klik in de zijbalk op Openstaande posten.
2. Het scherm heeft twee delen: Debiteuren — te ontvangen van klanten (groen) en Crediteuren — nog te betalen (oranje). Rechtsboven elk deel staat het totaalbedrag.
3. Per deel zie je vijf ouderdomskaartjes: Niet vervallen, 1–30 dagen, 31–60 dagen, 61–90 dagen en 90+ dagen. De kaartjes 61–90 en 90+ kleuren rood zodra er een bedrag in staat.
4. Daaronder staat een detailtabel met Nummer, Relatie, Datum, Vervaldatum, Dagen te laat en Bedrag. Posten die meer dan 60 dagen te laat zijn worden rood gemarkeerd, 1 tot 60 dagen te laat oranje.
5. Is een deel leeg, dan lees je Geen openstaande posten — alles is voldaan.

• Debiteuren — je verstuurde verkoopfacturen die nog (deels) openstaan, op naam van de klant.
• Crediteuren — je openstaande inkoopfacturen plus geboekte bonnen die nog als onbetaald gemarkeerd staan.
• Dagen te laat / ouderdom — berekend vanaf de vervaldatum; ontbreekt die, dan vanaf de factuur- of bondatum.

Tip: Rode regels (61–90 en 90+ dagen) zijn de eerste kandidaten voor een betalingsherinnering of incasso.

Let op: Alleen posten met een openstaand saldo van meer dan 1 cent tellen mee; volledig betaalde facturen verdwijnen automatisch uit dit overzicht. Een bon zónder factuurnummer verschijnt onder crediteuren als Bon #<nummer>, en zijn vervaldatum is gelijk aan de bondatum (er geldt geen aparte betaaltermijn).

Grootboek 📚 — je rekeningen en de grootboekkaart

Het grootboek is de lijst met alle rekeningen waarop je boekt (elk met een code, een naam en een type). Per rekening kun je een grootboekkaart openen waarop alle geboekte mutaties met een lopend saldo staan.

1. Klik in de zijbalk op Grootboek. Je ziet een tabel met Code, Naam, Type en Acties; onder een hoofdrekening staan de bijbehorende subrekeningen ingesprongen.
2. Wil je een rekening toevoegen? Klik rechtsboven op Nieuwe rekening en vul in: een unieke Code (maximaal 10 tekens), een Naam, een Type en eventueel een bovenliggende rekening.
3. Klik bij een rekening op Kaart om de grootboekkaart te openen.
4. Bovenaan de kaart zie je de rekeninggegevens; daaronder de tabel Mutaties met Datum, Omschrijving, Referentie, Debet, Credit en Saldo (het lopende saldo per regel).
5. Onderaan staan de totalen (totaal debet en totaal credit) en het actuele saldo; een negatief saldo wordt rood weergegeven.
6. Een gewone rekening kun je via Bewerken aanpassen of via Verwijderen verwijderen. Vaste, ingebouwde rekeningen tonen het label Systeemrekening en zijn vergrendeld.

• Code — het unieke nummer van de rekening (bijvoorbeeld 2100 voor je bank).
• Type — geeft aan wat voor soort rekening het is (bezittingen, schulden, eigen vermogen, omzet of kosten).
• Lopend saldo — bij bezittingen en kosten is dit debet min credit; bij schulden, eigen vermogen en omzet credit min debet.

Tip: Gebruik de grootboekkaart om te controleren of een rekening (bijvoorbeeld je bankrekening) aansluit op het werkelijke saldo. Veelgebruikte codes zijn onder andere 1520 (BTW voorbelasting), 1530 (BTW af te dragen), 1800 (debiteuren), 2100 (bank), 4800 (crediteuren) en 8000 (omzet).

Let op: Systeemrekeningen kun je niet wijzigen of verwijderen. Ook een rekening waarop al geboekt is, kun je niet verwijderen — die regels zouden anders verloren gaan.

Journaalposten 📝 — handmatige boekingen

Met een journaalpost boek je iets handmatig volgens de regels van dubbel boekhouden: elke boeking moet sluiten, dat wil zeggen het totaal aan debet moet exact gelijk zijn aan het totaal aan credit. Dit gebruik je voor correcties, het memoriaal en posten die niet automatisch uit een bon of factuur ontstaan.

1. Klik in de zijbalk op Journaalposten. Bovenaan staan filterknopjes Alle, In balans en Niet in balans met tellingen.
2. In de tabel zie je per post de Datum, Omschrijving (met een 📎 Bon-label als er een bon aan hangt), het Bedrag, een balans-badge (✓ In balans in groen of ⚠ Verschil €… in rood) en knoppen om te Bekijken, Bewerken of Verwijderen. Een niet-sluitende post krijgt een rode rij.
3. Klik op Nieuwe Journaalpost om er één te maken. Vul de Datum en een Omschrijving in.
4. Onder Journaalregels staan standaard twee regels klaar. Kies per regel een Grootboekrekening, vul een korte omschrijving in en zet het bedrag in het vak Debet óf Credit. Klik op + Regel toevoegen voor meer regels of op het prullenbak-icoon om een regel te verwijderen.
5. Onderaan zie je live het totaal debet en credit. Komen die niet overeen, dan verschijnt de waarschuwing ⚠️ Let op: Debet en credit komen niet overeen!
6. Klik op Opslaan. Het programma controleert dat er minstens twee regels zijn en dat debet en credit gelijk zijn; klopt dat niet, dan wordt de post geweigerd met een foutmelding en blijft je ingevoerde tekst gewoon staan.

• Datum — de boekdatum van de post (verplicht).
• Omschrijving — waar de boeking over gaat (verplicht, maximaal 500 tekens).
• Journaalregels — minimaal twee, elk met een grootboekrekening en een bedrag bij debet of credit.

Tip: Gebruik het filter Niet in balans om snel foutieve posten op te sporen — dat is precies hetzelfde signaal als de controle "Journaalposten in balans" onder Controle & Inzicht.

Let op: Boek gewone kosten en omzet bij voorkeur via bonnen en facturen. Handmatige journaalposten zijn vooral bedoeld voor memoriaal, correcties en de beginbalans. Verwijder je een journaalpost waaraan een bon gekoppeld was, controleer dan zelf even die bon, want de koppeling wordt niet automatisch hersteld.

Balans ⚖️ — bezittingen tegenover schulden & eigen vermogen

De balans toont per gekozen datum je bezittingen (Activa) tegenover je schulden en eigen vermogen (Passiva), inclusief het resultaat van het lopende boekjaar. Het programma controleert meteen of de balans sluit.

1. Klik in de zijbalk op Balans.
2. Kies rechtsboven bij Selecteer datum een peildatum (standaard vandaag). Het overzicht herlaadt automatisch en neemt alle boekingen tot en met die datum mee.
3. Links staat Activa, met per rekening het saldo en daaronder Totaal Activa.
4. Rechts staat Passiva, opgesplitst in Schulden en Eigen Vermogen, met daarbij de regel Winst/Verlies lopend boekjaar en Totaal Passiva.
5. Onderaan vergelijkt het programma Totaal Activa met Totaal Passiva (incl. resultaat). Is het verschil minder dan 1 cent, dan zie je groen ✓ Balans is in evenwicht; anders geel ⚠ Balans niet sluitend — verschil €…

Tip: Wil je een volledig jaaroverzicht (balans per 31 december plus winst & verlies over het jaar)? Daarvoor is er een apart Jaarrekening-rapport. En wil je snel weten of je balans klopt zonder zelf een datum te kiezen? Gebruik dan de controle "Balans in evenwicht" onder Controle & Inzicht.

Let op: Een niet-sluitende balans wijst meestal op één van drie dingen: een ontbrekende beginbalans, een journaalpost die zelf niet in balans is, of resultaat dat nog niet goed is toegerekend. De beginbalans beheer je apart via het scherm Beginbalans; daar maakt het programma een boeking "Beginbalans <jaar>" aan en controleert het of deze in evenwicht is. Zorg dat je beginbalans sluit, anders loopt je hele balans niet rond.

Controle & Inzicht 🩺 — je boekhouding op gezondheid

Dit is een proactief dashboard dat boekhoudkundige problemen opspoort vóórdat ze je verrassen, aangevuld met je belangrijkste kerncijfers. Het is de ideale startplek om te zien of alles klopt — en zo niet, hoe je het oplost.

1. Klik in de zijbalk op Controle & Inzicht.
2. Bovenaan zie je een samenvattingsbanner: groen ✓ Je boekhouding ziet er gezond uit met "X van Y controles in orde", of oranje wanneer er aandachtspunten zijn gevonden.
3. Daaronder staan kerncijferkaarten zoals Omzet dit jaar, Kosten dit jaar, Resultaat dit jaar (groen bij winst, rood bij verlies), Liquiditeit (bank + kas), en in een tweede rij BTW te betalen voor het lopende kwartaal, Openstaand bij klanten (debiteuren) en Nog te betalen (crediteuren).
4. Onder Controles staat een lijst kaarten, elk met een gekleurd bolletje (groen = in orde, oranje = aandachtspunt, rood = fout, blauw = informatie), een titel, een toelichting en — als er iets te doen is — een Bekijk →-link die je direct naar het juiste scherm brengt.

• Journaalposten in balans — controleert of al je boekingen sluiten.
• Balans in evenwicht — controleert of je activa gelijk zijn aan passiva plus resultaat.
• Banksaldo klopt — vergelijkt per bankrekening je boekhoudsaldo met het werkelijke banksaldo en waarschuwt bij een afwijking.
• Debiteuren/Crediteuren sluiten aan — controleert of je boekhouding overeenkomt met je openstaande posten.
• Bonnen geboekt — signaleert bonnen die nog niet geboekt zijn.
• Banktransacties afgeletterd — signaleert banktransacties die nog niet aan een boeking gekoppeld zijn.
• Geen openstaande tussenposten — controleert of er nog bedragen op de "nog te classificeren"- en verschillenrekeningen staan.
• BTW-positie — herinnert je via een blauwe melding aan je openstaande BTW richting de aangifte.

Tip: Begin je controle altijd hier. Oranje en rode kaarten brengen je met één klik naar precies het scherm waar je het probleem oplost — of dat nu de boekingsstatus, de openstaande posten, de bankinbox, het grootboek, de balans of de BTW-aangifte is.

Let op: Alle controles en kerncijfers tellen uitsluitend geboekte posten mee; concepten doen niet mee. De liquiditeit telt alleen de rekeningen die echt aan een bankkoppeling hangen plus je kasrekening — losse rekeningen tellen niet automatisch mee. De controle Banksaldo klopt is het krachtigste signaal: wijkt je boekhoudsaldo af van het werkelijke banksaldo, dan ontbreekt er waarschijnlijk een boeking of staat er iets fout.

Jaarrekening

De Jaarrekening laat in één scherm je volledige jaaroverzicht zien: de Winst- en Verliesrekening over het hele boekjaar én de Balans op 31 december van dat jaar. Ideaal om af te drukken of te delen als compleet jaaroverzicht voor jezelf of je accountant.

1. Open in het menu Rapporten de optie Jaarrekening.
2. Het systeem kiest automatisch het meest recente boekjaar waarvoor je iets geboekt hebt. Wil je een ander jaar zien, kies dat dan in de keuzelijst Boekjaar — het scherm ververst zich meteen.
3. Bovenaan zie je drie samenvattingsblokken: Omzet, Kosten en Resultaat (winst of verlies).
4. Daaronder staat de sectie Winst- en Verliesrekening: links je opbrengsten, rechts je kosten, met per regel de naam en het bedrag, en onderaan de eindregel met de winst of het verlies van het jaar.
5. Vervolgens de sectie Balans per 31-12: links je bezittingen (activa), rechts je schulden en eigen vermogen (passiva). Het eigen vermogen toont apart het resultaat van vorige boekjaren en het resultaat van het lopende jaar.
6. Helemaal onderaan zie je een groene melding Balans is in evenwicht of een gele waarschuwing met het verschil als er iets niet sluit.
7. Klik rechtsboven op Afdrukken om een nette versie te printen; de menu's en knoppen verdwijnen dan automatisch uit de afdruk.

• Boekjaar — je kunt alleen jaren kiezen waarvoor er daadwerkelijk boekingen bestaan.
• Winst- en Verliesrekening — toont alleen de mutaties binnen het gekozen jaar.
• Balans — toont de opgebouwde standen van alle boekingen tot en met 31 december van dat jaar.

Tip: dit scherm combineert wat je anders los in de schermen Winst & Verlies en Balans ziet. Gebruik juist de Jaarrekening als je één compleet overzicht naar je accountant wilt sturen of afdrukken.

Let op: alleen definitief geboekte transacties tellen mee — concepten worden genegeerd. Sluit de balans niet, dan komt dat meestal door een ontbrekende beginbalans, een transactie die niet in evenwicht is, of resultaat dat nog niet goed is verdeeld. Vul in dat geval eerst je Beginbalans in via het gelijknamige menu. Hele kleine restbedragen (onder een halve cent) worden weggelaten zodat je geen lege regels ziet.

Winst & Verlies

Een eenvoudig, snel overzicht van je opbrengsten en kosten over een gekozen jaar, met onderaan het netto resultaat. Lichter dan de Jaarrekening, want zonder balans — handig als je even snel wilt zien hoe je ervoor staat.

1. Open in het menu Rapporten de optie Winst & Verlies.
2. Kies rechtsboven bij Selecteer jaar het gewenste jaar (van 2020 tot en met dit jaar). Standaard staat het huidige jaar ingesteld.
3. Links zie je de kaart Opbrengsten en rechts de kaart Kosten, telkens per rekening met naam en bedrag.
4. Onderaan toont de kaart Netto Resultaat je opbrengsten min je kosten: groen bij winst, rood bij verlies.

Let op: alleen definitief geboekte transacties tussen 1 januari en 31 december van het gekozen jaar tellen mee. De jaarkeuze loopt hier altijd van 2020 tot en met dit jaar, ook voor jaren waarin je nog niets geboekt hebt.

Tip: wil je een volledig jaarbeeld inclusief balans en de verdeling van je resultaat? Gebruik dan de Jaarrekening in plaats van dit scherm.

BTW-aangifte opstellen

Hiermee stel je per kwartaal automatisch je Nederlandse BTW-aangifte op. Het systeem telt alle BTW- en omzetbedragen over de periode bij elkaar en toont een concept met alle aangifte-rubrieken en het bedrag dat je moet betalen of terugkrijgt.

1. Open in het menu Rapporten de optie BTW Aangiftes. Je ziet een overzicht met per regel de periode, het jaar, het te betalen bedrag en de status.
2. Klik rechtsboven op Nieuwe Aangifte.
3. Vul het veld Jaar in en kies de Periode: Q1 (jan–mrt), Q2 (apr–jun), Q3 (jul–sep) of Q4 (okt–dec).
4. Klik op Aangifte Aanmaken. De bedragen worden automatisch berekend uit je boekingen in die periode.
5. Je komt op de detailpagina met de rubrieken: 1a (omzet 21%), 1b (omzet 9%), 1e (omzet 0%), 3a (export buiten de EU), 3b (leveringen binnen de EU), en 5a (verschuldigde BTW) en 5b (voorbelasting), met onderaan het saldo.
6. Heb je EU-leveringen (rubriek 3b)? Dan toont het scherm een aparte ICP-opgave per EU-klant — met land, BTW-nummer, klantnaam en bedrag — die je overneemt op Mijn Belastingdienst Zakelijk.

• Jaar — verplicht; een jaartal tussen 2020 en 2100.
• Periode — verplicht; één van de vier kwartalen.

Let op: bij het aanmaken wordt er nog niets geboekt — de aangifte staat eerst als Concept klaar. Bestaat er voor een periode al een ingediende of definitieve aangifte, dan kun je daar geen tweede voor maken. EU-leveringen (rubriek 3b) moet je altijd ook apart als ICP-opgave bij de Belastingdienst indienen; het scherm waarschuwt hiervoor.

Tip: zorg dat al je EU-klanten een land én een BTW-nummer hebben ingevuld. Anders klopt de ICP-opgave niet met rubriek 3b en zie je een gele waarschuwing met het verschil.

Tip: het daadwerkelijk indienen bij de Belastingdienst doe je zelf via Mijn Belastingdienst Zakelijk. Dit scherm berekent de aangifte en bewaart hem voor je administratie.

BTW-aangifte indienen & betaling boeken

Met deze knop markeer je een concept-aangifte als ingediend. Het systeem maakt dan automatisch de bijbehorende boekingen voor je: het afsluiten van de BTW over de periode én de betaling aan, of de teruggave van, de Belastingdienst. Zo hoef je daar zelf geen boekhoudkundige regels voor te bedenken.

1. Open een aangifte met status Concept via het overzicht BTW Aangiftes en klik op Bekijken.
2. Klik onderaan op Aangifte Indienen & Betaling Boeken. Deze knop zie je alleen bij een concept.
3. Kies in het venster de bankrekening: bij een te betalen bedrag Van welke bankrekening wilt u betalen?, en bij een teruggave Op welke bankrekening ontvangt u de teruggave?
4. Vul de Betaaldatum of Ontvangstdatum in (standaard staat vandaag ingevuld).
5. Klik op Bevestigen & Boeken.

• Bankrekening — verplicht; kies de bank- of kasrekening waarmee je betaalt of waarop je de teruggave ontvangt.
• Betaaldatum / Ontvangstdatum — verplicht; de datum waarop het bedrag is of wordt betaald.

Let op: na het indienen krijgt de aangifte de status Ingediend. De bedragen die richting de Belastingdienst gaan worden afgerond op hele euro's (te betalen naar beneden, terug te ontvangen naar boven), precies zoals de Belastingdienst dat doet; in je eigen boekhouding worden wel de exacte centen vastgelegd. Een al ingediende aangifte kun je niet nogmaals indienen, en er kan geen tweede ingediende aangifte voor dezelfde periode bestaan.

Tip: een negatief saldo betekent dat je geld terugkrijgt — het scherm geeft dit aan met de melding dat je geld terugkrijgt van de Belastingdienst.

Tip: heeft de Belastingdienst de aangifte verwerkt en betaald? Dan kun je de status later handmatig bijwerken naar verwerkt of betaald.

Saldibalans & Export

Dit scherm toont je saldibalans per boekjaar en biedt downloadknoppen om je hele administratie aan je accountant te geven: een auditbestand voor boekhoudpakketten en twee Excel-vriendelijke overzichten.

1. Open in het menu Rapporten de optie Saldibalans & Export.
2. Kies rechtsboven het Boekjaar in de keuzelijst (alleen jaren met boekingen, plus het huidige jaar).
3. Bekijk de tabel: per rekening de code, naam, het debet- en creditbedrag en het saldo, met onderin de totalen en de melding In balans of Niet in balans.
4. Klik op Auditfile (XAF) — voor je boekhoudpakket om het universele auditbestand te downloaden.
5. Klik op Saldibalans (CSV) voor de saldibalans als Excel-bestand.
6. Klik op Journaalposten (CSV) voor alle boekingen als Excel-bestand.

• Boekjaar — alleen jaren waarvoor boekingen bestaan, aangevuld met het huidige jaar.
• Saldibalans-regel — toont per rekening de code, naam, het debet, het credit en het saldo (debet min credit).

Let op: de saldibalans en alle exports gebruiken uitsluitend de definitief geboekte transacties van het gekozen boekjaar. De CSV-bestanden zijn gemaakt voor de Nederlandse instellingen van Excel: ze gebruiken een puntkomma als scheidingsteken en een komma als decimaalteken, en openen direct correct.

Tip: de journaalposten-CSV bevat per regel het boekstuknummer, de datum, het soort boeking, de rekening en -naam, de omschrijving, debet, credit, de BTW-code en de relatie — handig voor een gedetailleerde controle in Excel.

Auditbestand (XAF) voor je boekhoudpakket

Het auditbestand is een universeel exportbestand dat vrijwel elk boekhoudpakket kan inlezen — zoals Exact, Twinfield, AFAS, e-Boekhouding en Visma. Hiermee draag je je complete boekhouding van een boekjaar in één keer over aan je accountant of nieuwe pakket.

1. Ga naar Saldibalans & Export en kies het gewenste boekjaar.
2. Klik op Auditfile (XAF) — voor je boekhoudpakket. Het bestand wordt gedownload.
3. Geef dit bestand aan je accountant, of importeer het in het boekhoudpakket.

• Inhoud — het bestand bevat je bedrijfsgegevens (inclusief BTW-nummer en adres), al je grootboekrekeningen, je debiteuren en crediteuren, de gebruikte BTW-codes en alle boekingen van het jaar, netjes verdeeld over de twaalf maanden en de soorten dagboeken (inkoop, verkoop, bank en memoriaal).

Let op: alleen de definitief geboekte transacties van het gekozen jaar komen in het bestand. Zorg dat je administratie compleet en in balans is voordat je het overdraagt.

Tip: het auditbestand is de aangewezen manier om je hele administratie over te dragen. De losse CSV-bestanden zijn juist handiger als je iets snel zelf wilt nakijken in Excel of Numbers.

De creditmeter rechtsboven

Boven in de balk, naast je naam, zie je in één oogopslag hoeveel scans je deze maand hebt verbruikt en hoeveel maandtegoed je nog hebt. Zo weet je altijd waar je staat zonder ergens naartoe te klikken.

1. Kijk rechtsboven in de balk naar het sterretje-icoon met het label Credits en een getal zoals 37/150.
2. Klik op de meter om door te gaan naar de pagina AI-credits voor het volledige overzicht en om bij te kopen.

• 37/150 — links staat hoeveel scans je deze maand al hebt gebruikt, rechts je maandtegoed (in dit voorbeeld 37 van de 150 gebruikt).
• +extra — heb je credits bijgekocht, dan staan die er groen naast (bijvoorbeeld +50). Dit wordt alleen getoond als je bijgekochte credits hebt.
• Voortgangsbalk — kleurt oranje (amber) zodra je 90% of meer van je maandtegoed hebt verbruikt, als visuele waarschuwing.
• · bijna op — deze tekst verschijnt zodra je in totaal nog 15 credits of minder over hebt.

Tip: Zie je · bijna op staan? Koop dan op tijd bij, zodat het automatisch scannen van je bonnen en facturen rustig door blijft lopen.

Let op: De meter in de bovenbalk telt alleen je maandtegoed (de 37/150). Je bijgekochte credits worden er los naast getoond als +N en lopen dus niet mee in dat eerste getal.

Let op: De meter is alleen zichtbaar op grotere schermen. Op een smalle telefoonweergave is hij verborgen; open dan de pagina AI-credits om je saldo te bekijken.

De overzichtspagina AI-credits

Dit is de centrale plek waar je precies ziet hoeveel je deze maand hebt verbruikt, hoeveel je nog over hebt en hoeveel je in totaal beschikbaar hebt. Hier koop je ook nieuwe credits bij.

1. Open de pagina via de creditmeter rechtsboven, of ga rechtstreeks naar AI-credits.
2. Bovenaan zie je het kader Deze maand gebruikt met een verbruiksbalk en daaronder drie tellers.

• Deze maand gebruikt — hoeveel scans je deze maand hebt gedaan, getoond als bijvoorbeeld 37 / 150 met een balk.
• Maandtegoed over — hoeveel van je 150 gratis maandcredits nog beschikbaar zijn deze maand.
• Extra (bijgekocht) — je zelf gekochte credits. Deze vervallen niet en rollen door naar volgende maanden.
• Totaal beschikbaar — je maandtegoed dat nog over is plus je bijgekochte credits samen.

Let op: Aan het begin van elke nieuwe maand wordt je verbruik weer op 0 gezet en krijg je opnieuw 150 maandcredits. Je bijgekochte Extra-credits blijven daarbij gewoon staan.

Tip: Heb je in totaal nog 15 credits of minder, dan verschijnt op deze pagina een gele waarschuwing met de oproep om bij te kopen — een handig seintje om actie te ondernemen.

Credits bijkopen

Raakt je maandtegoed op of wil je vast extra voorraad? Dan koop je eenvoudig een bundel credits bij. Bijgekochte credits vervallen nooit en blijven beschikbaar in de volgende maanden.

1. Ga naar de pagina AI-credits en scroll naar het onderdeel Credits bijkopen.
2. Kies de gewenste bundel en klik op Kopen.
3. Je wordt doorgestuurd naar de beveiligde betaalpagina om de betaling af te ronden.
4. Na de betaling kom je terug op de creditpagina met een bevestiging en worden je credits bijgeschreven.

• 50 credits — voor € 4,95.
• 150 credits — voor € 11,95.
• 500 credits — voor € 34,95 (per credit het voordeligst).

Tip: Onder de bundels staat de prijs per credit vermeld, zodat je makkelijk de gunstigste keuze maakt. De grootste bundel van 500 credits is per credit het goedkoopst.

Let op: Soms zie je na het betalen even de melding Je betaling wordt verwerkt. Geen zorgen: de bevestiging van je bank wordt op de achtergrond verwerkt en je credits worden kort daarna automatisch bijgeschreven. Je hoeft niets opnieuw te doen, en een bundel wordt nooit dubbel bijgeschreven.

Hoe je credits worden verbruikt

Elke keer dat een bon of factuur automatisch door de AI wordt uitgelezen, kost dat 1 credit. Het systeem boekt dat zo gunstig mogelijk af.

1. Upload een bon of factuur, of laat er automatisch eentje ophalen — de AI-scan verbruikt dan 1 credit.
2. Eerst gaat het verbruik van je gratis maandtegoed af. Is dat op, dan wordt elke volgende scan van je bijgekochte (Extra) credits afgeboekt.

Tip: Omdat eerst je maandtegoed wordt gebruikt en daarna pas je bijgekochte credits, gaat er nooit tegoed verloren — je gratis maandcredits worden altijd als eerste benut.

Let op: Ook als je op 0 credits staat, wordt een scan toch gewoon uitgevoerd en blokkeert er niets. Het verbruik wordt wel netjes geregistreerd, zodat je achteraf precies kunt zien hoeveel je gebruikt hebt. Houd je saldo dus in de gaten via de meter, ook al stopt het scannen niet automatisch.

Dubbel boekhouden: elke transactie heeft twee kanten

Smart Boekhouden werkt volgens het principe van dubbel boekhouden. Dat betekent simpelweg dat geld nooit zomaar verschijnt of verdwijnt: komt er ergens iets binnen, dan komt het ook ergens vandaan. Elke transactie wordt daarom vastgelegd met twee kanten die samen altijd precies in evenwicht zijn.

1. Bedenk bij elke transactie welke rekening méér wordt (de debet-kant) en welke minder wordt of welke schuld of opbrengst er ontstaat (de credit-kant).
2. Vuistregel: je bezittingen en je kosten nemen toe aan de debet-kant; je schulden, je eigen vermogen en je opbrengsten nemen toe aan de credit-kant.
3. Het totaal van alle debetbedragen is altijd exact gelijk aan het totaal van alle creditbedragen.

• Debet — de linkerkant van een boeking; hiermee verhoog je bezittingen en kosten.
• Credit — de rechterkant van een boeking; hiermee verhoog je schulden, eigen vermogen en opbrengsten.
• Saldo — het verschil tussen debet en credit; dit bepaalt per rekening hoeveel er op staat.

Tip: denk in "van-naar". Geld gaat van de ene rekening naar de andere, en beide kanten samen vormen de complete boeking.

Let op: debet betekent niet "min" en credit niet "plus". Of het saldo van een rekening stijgt of daalt, hangt af van het soort rekening. En een boeking die niet in evenwicht is, wordt door de software geweigerd met de melding "Journaalpost niet in balans" — zo kan er nooit een fout in je administratie sluipen.

De journaalpost: de vastlegging van één transactie

Een journaalpost is de complete vastlegging van één transactie, bijvoorbeeld een betaalde bon of een verstuurde factuur. Hij bestaat uit een kop (met datum, nummer en omschrijving) en twee of meer regels die samen in evenwicht zijn. In Smart Boekhouden ontstaan deze posten meestal vanzelf zodra je een bon goedkeurt of een factuur maakt — je hoeft ze zelden met de hand op te bouwen.

1. Elke journaalpost krijgt automatisch een uniek nummer per soort, bijvoorbeeld BON-000001 voor een ingekochte bon of FAC-000001 voor een verkoopfactuur.
2. De kop bevat de boekingsdatum, het nummer, de soort boeking, een omschrijving, een eventuele verwijzing en de periode (jaar en maand).
3. Onder de kop staan de regels: elke regel verwijst naar één grootboekrekening en heeft óf een bedrag aan de debet-, óf aan de creditkant.
4. Alles wordt in één keer vastgelegd, zodat er nooit een "halve" boeking kan ontstaan.

• Boekingsnummer — het unieke volgnummer (BON-..., FAC-...) waaraan je de boeking herkent.
• Soort boeking — inkoop, verkoop, memoriaal (een vrije boeking) of openingsbalans.
• Debet / credit per regel — per regel staat precies één van beide ingevuld.
• Rekening — de grootboekrekening waarop het bedrag wordt geboekt.

Tip: voor betalingen en ontvangsten kiest de app automatisch de juiste richting. Betaalt een klant je factuur, of betaal jij een leverancier, dan wordt de openstaande post in één handeling weggeboekt.

Let op: een boeking zonder regels wordt geweigerd, en regels die volledig leeg zijn (geen debet én geen credit) worden gewoon overgeslagen.

De vier rekeninggroepen: activa, passiva, kosten en opbrengsten

Alle rekeningen in je administratie zijn ingedeeld in vier hoofdgroepen. Die indeling bepaalt of een rekening op je balans terechtkomt (een momentopname van je bezittingen en schulden) of in je winst-en-verliesrekening (je resultaat over een periode).

1. Activa zijn je bezittingen. Denk aan vaste activa (zoals een pand, inventaris of een auto) en aan vlottende activa (zoals voorraad, openstaande klantfacturen, bank en kas).
2. Passiva bestaan uit twee delen: je eigen vermogen (zoals kapitaal, privé-opnames en je resultaat) en je schulden (zoals leningen, openstaande leveranciersfacturen en nog te betalen belastingen).
3. Opbrengsten zijn je omzet en overige baten, zoals verkopen en ontvangen rente.
4. Kosten zijn je uitgaven die het resultaat verlagen, zoals inkoop, personeels- en bedrijfskosten, rente en bankkosten.
5. Samen vormen de balans (bezittingen = schulden + eigen vermogen) en de winst-en-verliesrekening (opbrengsten min kosten = je resultaat) het complete financiële beeld van je onderneming.

Tip: wil je weten of iets op je balans of in je winst-en-verliesrekening hoort? Bezittingen, schulden en eigen vermogen staan op de balans; opbrengsten en kosten staan in de winst-en-verliesrekening.

Let op: de rekeningnummers geven de groep grofweg aan, maar zijn een conventie en geen harde wet. Anders dan oudere boekhoudboeken soms suggereren, staan je werkelijke kosten in dit schema niet in de 4000-reeks (die is hier vooral voor schulden), maar in de 5000-, 6000- en 7000-reeksen.

BTW-rekeningen: terugvragen, afdragen en afrekenen

BTW loopt apart van je kosten en omzet, via eigen rekeningen. Zo weet je precies hoeveel BTW je mag terugvragen en hoeveel je moet afdragen aan de Belastingdienst. Bij een inkoop is BTW iets dat je terugkrijgt; bij een verkoop is het iets dat je moet betalen.

1. BTW Voorbelasting (rekening 1520) is de BTW die jij betaalt op je inkopen en bonnen en mag terugvragen. Dit is een vordering op de Belastingdienst en komt aan de debetkant.
2. BTW Af te dragen (rekening 1530) is de BTW die jij op je verkopen in rekening brengt en moet afdragen. Dit is een schuld en komt aan de creditkant.
3. BTW Afdracht (rekening 1540) is de saldorekening: na je aangifte worden de te ontvangen en te betalen BTW tegen elkaar weggestreept tot het bedrag dat je per saldo betaalt of terugkrijgt.

• BTW Voorbelasting (1520) — de terug te vragen BTW op je inkopen.
• BTW Af te dragen (1530) — de verschuldigde BTW op je verkopen.
• BTW Afdracht (1540) — het saldo dat overblijft na je BTW-aangifte.

Tip: onthoud het zo — voorbelasting krijg je terug (een vordering), af te dragen BTW betaal je (een schuld). Een voorbeeld: bij een inkoopbon van 121 euro (100 euro kosten plus 21 euro BTW) komt 100 euro op je kostenrekening, 21 euro op BTW Voorbelasting, en 121 euro als schuld op crediteuren.

Let op: boek de BTW altijd precies zoals die letterlijk op de bon of factuur staat — laat de app het niet zelf herberekenen, want afrondingen op het origineel zijn leidend.

Debiteuren & crediteuren: wie moet wie nog betalen?

Dit zijn twee handige tussenrekeningen. Debiteuren zijn klanten die jou nog geld schuldig zijn, crediteuren zijn leveranciers die jij nog moet betalen. Zo zie je in één oogopslag al je openstaande posten, los van wat er al daadwerkelijk op je bankrekening staat.

1. Stuur je een verkoopfactuur, dan ontstaat er een vordering op Debiteuren (rekening 1800): de klant moet nog betalen.
2. Ontvang je een inkoopfactuur of bon, dan ontstaat er een schuld op Crediteuren (rekening 4800): jij moet die nog betalen.
3. Zodra er betaald wordt, verdwijnt de openstaande post automatisch: bij een klantbetaling verschuift het bedrag van debiteuren naar je bank, bij jouw betaling van crediteuren naar je bank.
4. Koppel waar mogelijk een contact aan de boeking, zodat je per klant of leverancier precies ziet wat er nog openstaat.

• Debiteuren (1800) — bedragen die je nog van klanten moet ontvangen.
• Crediteuren (4800) — bedragen die je nog aan leveranciers moet betalen.

Tip: als geheugensteun — debiteuren zijn "die moeten mij nog betalen" (een bezit), crediteuren zijn "ik moet die nog betalen" (een schuld).

Let op: verwar debiteuren niet met je bankrekening. Een openstaande factuur blijft op debiteuren staan tot de klant echt betaalt; pas dán verschuift het naar je bank.

De rekeningcodes die de app gebruikt

Smart Boekhouden gebruikt een vaste set rekeningcodes om alles consistent in te delen. Je hoeft deze niet uit je hoofd te kennen, maar het is handig om de belangrijkste te herkennen als je je grootboek bekijkt.

1. Openstaande posten: Crediteuren = 4800 (schuld aan leveranciers) en Debiteuren = 1800 (vordering op klanten).
2. BTW: Voorbelasting = 1520 (terugvragen), Af te dragen = 1530 (afdragen) en Afdracht = 1540 (het saldo na je aangifte).
3. Eigen vermogen: Privé-opname = 3010, Privé-storting = 3020, Resultaat vorig jaar = 3900 en Resultaat huidig jaar = 3999.
4. Kleine afrondings- of betalingsverschillen bij het afletteren komen op Betalingsverschillen = 4990.
5. Omzet, gesplitst per BTW-situatie: 8000 voor hoog tarief (21%), 8010 voor laag tarief (9%), 8020 voor 0%, 8030 voor leveringen binnen de EU (BTW verlegd) en 8040 voor export buiten de EU.
6. Veelgebruikte kosten- en inkooprekeningen zijn onder meer 7000 Inkoop handelsgoederen, 6500 Huur, 6810 Telefoon/internet, 6805 Servers & webhosting, 6806 Software & licenties, 5200 Bankkosten en 5100 Rentelasten.

Tip: je bankrekeningen worden binnen de hele 2000-reeks herkend; je hoeft je dus geen zorgen te maken over één vast nummer voor "de bank".

Let op: kom je in oudere documentatie nog codes tegen zoals crediteuren 3300, BTW-voorbelasting 1510 of debiteuren 2100, dan zijn die achterhaald. De app werkt met de codes hierboven.